Департамент організації архівної роботи є самостійним структурним підрозділом Державної архівної служби України. До складу департаменту входять відділ організаційно-аналітичної роботи та міжрегіонального співробітництва, відділ міжнародного співробітництва, відділ використання інформації, відділ кадрового забезпечення.
Основними завданнями департаменту є:

• внесення пропозицій щодо формування державної політики у сфері архівної справи, діловодства, забезпечення її реалізації;
• забезпечення взаємодії та координації роботи Укрдержархіву із Адміністрацією Президента України, Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, Міністерством юстиції України, міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями щодо питань реалізації державної політики у сфері архівної справи, діловодства;
• організація користування документами Національного архівного фонду;
• сприяння розвитку міжнародного співробітництва у галузі архівної справи, організація і здійснення ділових зв’язків Укрдержархіву з архівними та іншими установами інших держав, з міжнародними та регіональними організаціями архівістів;
• контроль за діяльністю архівних установ;
• організація проведення науково-дослідних робіт у сфері архівної справи, документознавства, археографії;
• здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту.

Положення про департамент

Відділ організаційно-аналітичної роботи та міжрегіонального співробітництва є структурним підрозділом департаменту організації архівної роботи і підпорядковується директору департаменту.
Основними завданнями відділу є:

• забезпечення взаємодії та координації роботи структурних підрозділів Укрдержархіву із Адміністрацією Президента України, Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, Міністерством юстиції України, міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями щодо питань реалізації державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації;
• організаційно-методичне забезпечення планування в галузі, організація розроблення цільових програм, перспективних і поточних планів розвитку архівної справи;
• контроль за діяльностю державних архівних установ, підприємств, установ і організацій СФД, незалежно від форми власності та підпорядкування;
• забезпечення ведення і вдосконалення галузевої статистичної звітності;
• узагальнення практики застосування законодавства з архівної справи, системи СФД і пропозицій щодо його вдосконалення;
• координація методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, СФД та впровадження в практику роботи установ системи Укрдержархіву прогресивних форм організації праці та управління тощо.

Положення про відділ

Відділ кадрового забезпечення є структурним підрозділом департаменту організації архівної роботи і підпорядковується директору департаменту.
Основними завданнями відділу є:

• реалізація державної політики у сфері державної служби та з питань кадрової роботи в апараті Укрдержархіву та установах, що безпосередньо підпорядковані Укрдержархіву;
• здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту;
• задоволення потреби в кваліфікованих кадрах та їх ефективне використання;
• прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, забезпечення їх безперервного навчання;
• документальне оформлення проходження державної служби та трудових відносин

Положення про відділ

Відділ міжнародного співробітництва є структурним підрозділом департаменту організації архівної роботи і підпорядковується директору департаменту.

Основними завданнями відділу є:

• забезпечення реалізації державної політики у сфері зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності з урахуванням повноважень Укрдержархіву у визначеній сфері діяльності;
• участь у підготовці міжнародних договорів України, підготовка міжнародних договорів міжвідомчого характеру, спрямованих на розвиток співробітництва з державними архівними службами інших держав;
• сприяння виконанню зобов’язань за міжнародними договорами України;
• контроль за дотриманням порядку вивезення з території України документів НАФ, ввезення на її територію або транзит через її територію іноземних архівних документів;
• підготовка пропозицій щодо обмеження доступу до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, для громадян тих держав, в яких передбачено обмеження доступу громадян України до їх державних архівів;
• забезпечення діяльності Науково-видавничої, Науково-експертної та Громадської рад Укрдержархіву;
• участь у підготовці науково-практичного журналу "Архіви України"
• участь у забезпеченні зв’язків Укрдержархіву та архівних установ, установ, підприємств, організацій СФД, з громадськістю та ЗМІ, створення додаткових умов для реалізації конституційних прав громадян на інформацію з метою залучення широкої громадськості до процесів формування державної політики, прийняття центральними та місцевими органами виконавчої влади суспільно значимих управлінських рішень.

Положення про відділ

Відділ використання інформації є структурним підрозділом департаменту організації архівної роботи і підпорядковується директору департаменту.

Основними завданнями відділу є:

• реалізація державної політики в галузі використання архівних документів;
• організація інформування громадськості про документи Національного архівного фонду, зміст яких може бути використаний юридичними та фізичними особами;
• впровадження порядку користування документами НАФ, що належать державі, територіальним громадам, та здійснення контролю за дотриманням цього порядку;
• здійснення контролю за забезпеченням державними архівами вільного доступу юридичних та фізичних осіб до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з метою задоволення їхніх інформаційних потреб;
• участь у підготовці офіційного бюлетеня Укрдержархіву "Вісник Державної архівної служби України"

Положення про відділ

• організація формування, державного обліку та зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення зберігання архівних електронних документів;
• визначення вимог щодо організації діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності;
• визначення організаційно-методичних засад експертизи цінності документів, контроль за проведенням експертизи цінності документів, що підлягають внесенню або вилученню з Національного архівного фонду;
• контроль за діяльністю архівних установ, служб діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності.

Положення про департамент

Відділ нормативно-методичного забезпечення діловодства є структурним підрозділом департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду і підпорядковується директору департаменту.
Основними завданнями відділу є:

• організація нормативно-правового, науково-методичного та інформаційного забезпечення діяльності служб діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності;
• контроль та координація роботи архівних установ з організації діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності;
• методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Укрдержархіву тощо.

Положення про відділ

Відділ формування Національного архівного фонду є структурним підрозділом департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду і підпорядковується директору департаменту. Основними завданнями відділу є:

• організація формування Національного архівного фонду;
• визначення організаційно-методичних засад експертизи цінності документів, контроль за проведенням експертизи цінності документів, що підлягають внесенню або вилученню з Національного архівного фонду;
• контроль за діяльністю архівних установ, служб діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності.

Положення про відділ

Відділ зберігання та обліку документів Національного архівного фонду є структурним підрозділом департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду і підпорядковується директору департаменту.
Основними завданнями відділу є:

• визначення вимог щодо зберігання архівних документів, здійснення контролю за додержанням цих вимог;
• організація зберігання архівних документів, що перебувають у власності держави і територіальних громад, та копіювання їх для страхового фонду;
• установлення порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду, здійснення контролю за дотриманням цього порядку;
• ведення централізованого державного обліку документів Національного архівного фонду, документів культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України;
• організація роботи, пов’язаної з віднесенням документів Національного архівного фонду до унікальних та здійснення ведення розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду України" Державного реєстру національного культурного надбання;
• організаційне забезпечення діяльності комісії Укрдержархіву по підбиттю підсумків роботи державних архівних установ з перевіряння наявності та розшуку документів.

Положення про відділ

Відділ інформаційних технологій є структурним підрозділом департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду і підпорядковується директору департаменту.
Основними завданнями відділу є:

• створення, розвиток та експлуатація об’єднаної інформаційної системи архівної галузі;
• розвиток та експлуатація інформаційної системи Укрдержархіву;
• захист інформації в інформаційній системі Укрдержархіву;
• впровадження інформаційних технологій у діяльність архівних установ;
• методичний супровід сфери інформаційних технологій та безпеки інформації в архівної галузі;
• розробка (участь у розробці) проектів нормативно-правових актів у сфері інформатизації, електронного діловодства, електронних архівів;
• участь у формуванні та виконанні завдань (проектів) Національної програми інформатизації;
• забезпечення функціонування, редагування, супроводу галузевого веб-порталу як складової інформаційної системи;
• організація створення і удосконалення довідкового апарату до документів НАФ в електронній формі;
• організація електронного документообігу, забезпечення функціонування системи електронного документообігу, адміністрування та захист інформації;
• адміністрування, керування та моніторинг системи контроля доступу до приміщень архівосховищ комплексу споруд центральних державних архівів України.

Положення про відділ

Фінансово-економічне управління є самостійним структурним підрозділом Державної архівної служби України. До складу управління входять відділ бухгалтерського обліку та фінансової звітності, планово-економічної діяльності та бюджетної звітності.
Основними завданнями відділу є:

• забезпечення нормативними документами та грошовими ресурсами планових заходів та робіт (в межах кошторисних призначень), що провадяться Укрдержархівом і безпосередньо підпорядкованими йому установами;
• здійснення внутрішнього фінансового контролю за правильним та ефективним використанням бюджетних коштів, матеріальних ресурсів і повним їх відображенням в регістрах бухгалтерського обліку в Укрдержархіві та підвідомчих йому установах;
• розроблення на основі чинного законодавства схем посадових окладів та умов оплати праці держслужбовців і працівників державних архівних установ, Державного департаменту страхового фонду документації та установ СФД тощо.

Положення про управління

Відділ бухгалтерського обліку та фінансової звітності є структурним підрозділом фінансово-економічного управління і підпорядковується начальнику управління. Основними завданнями відділу є:

• відповідно до Законів України “Про Державний бюджет України” на відповідні роки готує річні розписи за бюджетними програмами передбаченими Укрдержархіву та подає їх до Міністерства фінансів України;
• складає річні кошториси видатків та помісячні плани асигнувань підвідомчим установам, вносить при необхідності зміни до них та подає на погодження керівництву Укрдержархіву;
• здійснює фінансування підпорядкованих установ;
• веде бухгалтерський облік руху грошових коштів та матеріальних ресурсів в Укрдержархіві;
• визначає порядок і строки подання бухгалтерської звітності підпорядкованими установами, складає консолідовану звітність та подає її до Державного казначейства України та Рахункової палати України;
• надає звітність Міністерству фінансів України про використання бюджетних коштів центральними архівними установами, бюджетними установами Державного департаменту страхового фонду документації, та керівництву Укрдержархіву - інформацію про фінансування галузі в цілому.

Положення про відділ

Відділ планово-економічної діяльності та бюджетної звітності є структурним підрозділом фінансово-економічного управління і підпорядковується начальнику управління
Основними завданнями відділу є:

• готує бюджетний запит Укрдержархіву та подає його до Міністерства фінансів України, паспорти бюджетних програм та інформацію про їх виконання, складає поточні та перспективні плани розвитку та фінансування архівної галузі;
• розробляє нормативно-правові акти щодо поряду надання державними архівними установами платних послуг та ціни на ці роботи і послуги;
• готує пропозиції щодо затвердження граничної чисельності і фонду оплати праці працівників підпорядкованих державних архівних установ та Державного департаменту страхового фонду документації і бюджетних установ страхового фонду документації;
• веде планово-економічну діяльність в Укрдержархіві і контролює цю роботу у центральних архівних установах та Державному департаменті страхового фонду документації і бюджетних установ страхового фонду документації;
• здійснює аналіз динаміки забезпечення потреб архівної галузі в коштах та аналізує використання бюджетних і позабюджетних коштів державними архівами та Державним департаментом страхового фонду документації і бюджетними установами страхового фонду документації;
• здійснює внутрішній фінансовий контроль за використанням бюджетних коштів та матеріальних ресурсів в Укрдержархіві і центральних архівних установах та Державному департаменті страхового фонду документації і бюджетних установах страхового фонду документації.

Положення про відділ

Завідувач сектору
Швець
Ольга Іванівна

Тел.: (044)270-86-11

Сектор нормативно-правового забезпечення є самостійним структурним підрозділом Державної архівної служби України і безпосередньо підпорядковується Голові Укрдержархіву.
Основними завданнями сектора є:

• організація правової роботи, яка спрямована на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів керівниками та працівниками Укрдержархіву під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків;
• розробка проектів нормативно-правових актів, проведення експертизу проектів таких актів;
• перевірка на відповідність вимогам чинного законодавства і міжнародним договорам України проекти наказів та інших актів, що подаються на підпис Голові Укрдержархіву, погодження їх за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів, працівників, на яких покладено відповідний напрямок роботи;
• проведення юридичної експертизи з наданням висновків проектам нормативно-правових актів, підготовлених керівниками заінтересованих структурних підрозділів, працівниками, на яких покладено відповідний напрямок роботи.

Положення про сектор

Сектор режимно-секретної та мобілізаційної роботи є самостійним структурним підрозділом Державної архівної служби України і безпосередньо підпорядковується Голові Укрдержархіву

Положення про сектор

Державний департамент страхового фонду є самостійним структурним підрозділом Державної архівної служби України. До складу департаменту входять: управління галузевих та регіональних страхових фондів документації, управління ведення державних реєстрів, моніторингу та наукової політики, управління стратегії розвитку, виробничої діяльності та економічного аналізу системи страхового фонду документації, сектор по зв'язках з центральними органами виконавчої влади, сектор юридичного забезпечення, сектор кадрової роботи, сектор режимно-секретної роботи, сектор мобілізаційної роботи. Основними завданнями Департаменту є:

• здійснення координації і контролю за формуванням і веденням страхового фонду документації (СФД) та його використанням шляхом видачі користувачам копій документів СФД, необхідних для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у сфері збереження об’єктів культурної спадщини та інформації про культурні цінності;
• ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України;
• ведення Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об’єктів України;
• здійснення планування та контролю за діяльністю Науково-дослідного, проектно-конструкторського та технологічного інституту макрографії, бюджетної установи "Фонд" і регіональних центрів страхового фонду документації (установи СФД).