Довідковий апарат

• Умови доступу та довідковий апарат
• Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
• Електронні путівники та інші довідники
• Списки військовополонених українців, які перебували в ув'язненні на території Норвегії й після закінчення війни були вислані до Радянського Союзу

Умови доступу до
Національного архівного фонду України

Доступ до документів Національного архівного фонду регулюється законодавством України, зокрема законами України "Про культуру", "Про інформацію", "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

"Основи законодавства про культуру" гарантують доступ до пам'яток історії та культури, серед них і архівних фондів (Розділ ІІІ, ст. 14 "Збереження і використання культурних цінностей").

Ця сама гарантія підтверджується Законом України "Про інформацію", де зазначено, що право на інформацію забезпечується вільним доступом суб'єктів інформаційних відносин до архівних фондів. Водночас у Законі є вказівки на можливість обмеження цього доступу внаслідок специфіки культурних цінностей і особливих умов зберігання їх, визначених законодавством (Розділ І, ст. 10 "Гарантії права на інформацію"). Доступ до такої окремої категорії архівних документів, як персональні дані, регулюється іншою статтею цього закону (Розділ ІІІ, ст. 31 "Доступ громадян до інформації про них"), де фіксується право громадянина на доступ до інформації про нього й забороняється доступ сторонніх осіб до відомостей про іншу особу, зібраних державними органами.

Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування документами НАФ усіх дієздатних громадян України (Розділ IV, ст. 26 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання або реставрації документів, забезпечення державної або іншої передбаченої законодавством таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян (Розділ VI, ст. 27 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду в державних архівних установах"). Крім того, на вимогу власника обмеження можуть встановлюватися на архівні документи створені об'єднаннями громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній і приватній формі власності (Розділ VI, ст. 28 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду в архівах (архівних підрозділах) об'єднань громадян, підприємств, установ та організацій, заснованих на колективній та приватній формі власності"). Доступ до приватних архівів регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цього доступ (Розділ V, ст. 26 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

Користування документами Національного архівного фонду у читальних залах держархівів регулюється спеціальним Порядком, затвердженим наказом Міністерства юстиції України.

Система довідкового апарату державних архівів

Широке оприлюднення, ефективне використання документної інформації, і взагалі – актуалізація інформаційних ресурсів Національного архівного фонду України реалізуються через систему довідкового апарату до документів державних архівів, тобто комплексу взаємопов'язаних, створених на єдиних методологічних і методичних засадах архівних довідників, зокрема електронних.

Систему довідкового апарату побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

• НАФ України в цілому (центральний фондовий каталог, загальнодержавні міжархівні довідники про склад і зміст документів НАФ);
• державного архіву (путівник, фондовий каталог, систематичний каталог, міжфондовий покажчик, тематичний огляд);
• архівного фонду (опис, огляд фонду, каталог);
• одиниці зберігання (каталог).

Кожен тип довідника має свої види й різновиди відповідно до цільового призначення, об'єкта, аспекту описування й міри деталізації інформації.

Архівний опис як довідник забезпечує повну інформацію про склад і зміст документів певного документального комплексу (фонду, його структурної частини, об'єднаного архівного фонду, колекції) на рівні одиниці зберігання.

Архівний каталог (систематичний, предметно-тематичний, з історії установ, з історії адміністративно-територіального поділу, іменний, географічний, документів з особового складу тощо) складається незалежно від фондової належності на будь-який комплекс документів. Вторинна документна інформація представлена в каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування.

Путівник (міжархівний, за фондами архіву, тематичний за фондами архіву тощо) подає характеристики фондів (документів) залежно від об'єкта описування (архіви, архів, група фондів, фонд, частина фонду/колекції, документ).

Покажчик (тематичний, предметний, географічний, іменний, хронологічний) містить перелік назв і предметів чи явищ, які згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів.

Огляд (тематичний, пофондовий, міжфондовий) включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначається для інформації про характер і значення цих документів.

Нинішній склад і зміст архівних зібрань України розкривають понад 150 томів довідників різних типів і видів, опублікованих переважно в 1960 –1980-х рр.

Нині систему довідкового апарату державних архівів України становлять:

• центральний фондовий каталог (представлено 180 668 фондів);
• описи (майже 330 тис. одиниць);
• каталоги державних архівів (понад 1 млн тематичних карток, що розкривають зміст 10% фондів і колекцій НАФ на рівні подокументного описування); представлено також майже 1 млн фото-, понад 50 тис. кіно-, 50 тис. фоно- і майже 1 тис. відеодокументів;
• огляди архівних фондів (600 тематичних і пофондових оглядів, з яких бл. 200 опубліковано в різних часописах та окремими виданнями).

З середини 1990-х рр. у 4 центральних і 14 державних архівах областей створюються або вже функціонують комп’ютерні бази даних облікового і тематичного характеру. І це лише перші кроки в нформатизації архівної справи.

Останнім часом державні архіви України інтенсифікували роботу з удосконалення довідкового апарату. Розширився доступ до архівних фондів, що були на таємному зберіганні. На початку 90-х рр. широке розсекречення фондів і удоступнення їх для дослідників стало одним з основних напрямів діяльності державних архівів. За останньє десятиріччя розсекречено понад 3 тисячі фондів.

Підготовка науково-інформаційних видань про склад і зміст розсекречених фондів, які забезпечують оперативний пошук інформації, передбачена Програмою "Архівні зібрання України", що реалізується з 2000 р. у двох серіях: "Путівники" і "Спеціальні довідники". Перспективний план підготовки архівних довідників за цією програмою на 2001-2005 рр. затверджено рішенням Колегії Держкомархіву. Він передбачає підготовку довідників загальнодержавного рівня – "Анотовані реєстри описів державних архівів", "Реєстр розсекречених архівних фондів. 1991 – 2000", "Національний реєстр втрачених архівних фондів", "Празькі архіви": Зведений каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період", "Еліта України ХХ ст.: Національний реєстр особових фондів" тощо. Готуються до друку путівники за фондами центральних (Центральний державний історичний архів України, м. Львів, Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України, Центральний державний архів громадських об’єднань України) і регіональних архівів (державні архіви Вінницької, Сумської, Тернопільської, Харківської, Хмельницької, Чернівецької, Чернігівської областей, міста Києва), доповнення до опублікованих раніше путівників (державні архіви Донецької, Миколаївської, Херсонської областей).

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників – електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи. Вона розвивається як складова частина Державної програми інформатизації України.