El pasado lunes 21 y miércoles 23 de noviembre celebramos las dos primeras sesiones de orientación a organizadores de eventos de WordPress con un montón de gente preguntando y respondiendo (¡gracias!). Aquí os dejo las notas tomadas por si queréis consultarlo de nuevo o si no pudisteis venir.

• Presentación rápida sobre quién organiza las WordCamp y los pasos para pasar del formulario de solicitud a estar oficialmente programada.
• Listado actual de mentores y deputies. En español estamos Rocío Valdivia, Isotta Peira, Moncho Padrón, Mariano Pérez y yo en ambas posiciones, y Pablo Moratinos, Roberto Miralles y Alejandro Gil como mentores.

Sesión 1

• Packs de patrocinio bronce. Hay que darles valor y detallar todo lo que reciben (logo en el pie, agradecimiento en apertura y cierre, menciones en redes…) para que no piensen que solo es un flyer en una mesa. Educarlos sobre la visibilidad que obtienen y el apoyo a la comunidad.
• Patrocinadores en especie. Dar un descuento a todos los asistentes no es patrocinio, es marketing de bajo costo. Tienen que pagar o donar un elemento del presupuesto: sitio, swag (producción de camisetas), fiesta, ludoteca… Según el coste será equivalente a un nivel de patrocinio. ¿Lo que da el patrocinador es necesario para la WC o aumenta la calidad del evento para todos los asistentes? Sí, adelante.
• Responsabilidad financiera. Las empresas tienen un presupuesto de marketing anual para las WC durante el año, si pedimos extras innecesario estamos quitando dinero a otras comunidades. Pedir y aceptar lo justo aunque nos sobren patrocinadores. Se pueden hacer más paquetes de patrocinio más pequeños.
• Venues con poca zona de patrocinadores. Somos eventos de comunidad, hay que evitar la sobreexposición de patrocinadores: nada de track CocaCola y track Vodafone, o WordCamp Cruzcampo Sevilla. Hay límites: no se patrocinan los tracks, no se puede vender contenido (las charlas). Si quieren dar charla que usen el proceso normal, nunca pueden ser promocionales, siempre educativas. La comida es demasiado prominente para patrocinar, mejor el café, la merienda, la fiesta.
• Busquemos siempre ubicaciones donde además de las charlas haya sitio suficiente para charlar y hacer networking.
• Presencia de publicidad en el escenario. No se puede subir la grabación a WordPress.tv si es demasiado prominente en el fondo, no hay problema si es accesorio en los laterales. El ponente puede llevar camiseta de su empresa sin problema. El ponente no puede hacer promoción, dar códigos de descuento ,etc. Enlaces en el handbook [1] [2] [Apuntes]
• Pagar alojamiento y transporte a los ponentes. No se hace entre otras muchas razones para evitar fraudes, y comparaciones (por qué el ponente y no el organizador que dedica tantas horas, o cualquier otro miembro del proyecto en general). Se puede hacer una entrada con un llamamiento a empresas que quieran aportar fondos para pagar esos viajes. Nosotros los ponemos en contacto pero no nos involucramos más. Ejemplo: WCAsia, WCUS.
• Patrocinadores locales aprecian el networking para posibles colaboradores, necesidad de diseñadores/desarrolladores. También funciona bien el tablón de anuncios: necesitamos X, ofrecemos Y.
• Hay un documento con los contenidos de la MaletaWP. Se está creando página de documentación sobre los procesos.
• A partir de 2023 hay nuevos equipos de grabación: varias cámaras, micrófonos, mezcladora, permite hacer streaming. Si tienes gente en la comunidad que quiere hacerlo, solo tienes que solicitarlos.

Sesión 2

• Hay mucha información que damos por hecho pero que realmente no llega a todo el mundo: corre la voz entre tu equipo de organización.
• Requisitos para WordPress.tv sobre lo que se puede/no se puede publicar. Hay que trasladarle el mensaje a los ponentes sobre el contenido. Camisetas de tu empresa, sí. Rollups prominentes que salgan todo el rato en el plano fijo, no.
• Tiempos para el proceso. No hay una fecha límite, depende de la experiencia del equipo y la disponibilidad de tiempo de las personas. Hay procesos como contactos con proveedores (camisetas, catering) o gestionar el equipo al principio que puede ser muy rápido o mucho más lento. Solicitarlo un año antes hace que se vea demasiado lejos y se pierdan las ganas. 7-8 meses antes funciona muy bien. No lo mandes dos meses antes, muy pocas excepciones serían aprobadas.
• Patrocinadores globales, cada año cambia el programa. En 2022 por la incertidumbre hubo 6 oros. En enero/febrero de 2023 habrá un nuevo programa, se les pondrá en el nivel que corresponda. Hay WC en las que ayudan con el 50-60% del presupuesto si no hay acceso a patrocinadores locales.
• COVID. Seguimos las normas locales de cada país/región.
• Animamos a crear eventos de nicho, temáticos, para atraer a público de fuera de la burbuja WordCamp. Hay que innovar para llegar a mucha más gente.
• Énfasis en la sostenibilidad: imprimir para reaprovechar rollups, photocall, no poner el año, o poner WordPress en lugar de WordCamp y usarlo en la meetup.
• Difundir el evento con términos más amplios, evento sobre desarrollo web o cómo hacer tu web, usar el lenguaje de la calle para llegar a nuevas audiencias, la gente no sabe qué es WordPress o WordCamp.
• Cómo llegar a más gente: promoción no solo por las dos personas que se encargan de ello, sino por todo el mundo de la comunidad: compartid esto, promocionad esto, hay que involucrar a la comunidad local lo máximo posible. Llegar a gremios que usan la tecnología pero no es lo suyo: periodistas, salud y belleza, fotógrafos, buscar nuevas oportunidades.
• Nichos horizontales: nivel de las charlas -iniciación, etc- en varios tracks. Ver un poco cómo es la comunidad local. Perder el miedo a innovar, a no hacerlo generalista.
• Intentar hacer eventos más sencillos. Sin almuerzo, sin swag… Descansos para que cada uno se vaya a comer. En Alemania los hacen sin cena de ponentes, se juntan todos y cada uno se paga lo suyo. Cuanto más fácil sea, más fácil será de replicar por otras personas.
• WordCamps regionales: aún se permiten [última información]. Con el foco de que las comunidades locales se animen y se reactiven, que uno grande no sustituya a diez pequeños. No centralizar los eventos en grandes ciudades. Italia lo hizo y ahora ya hay dos nuevas planteadas, Alemania también. Sin gente in-situ es muy complicado llevarlo a cabo, hacen falta equipos locales para las regionales. Requisitos más flexibles para WC regionales, involucrar gente de todos los grupos/países.
• Gestión de personas. Rodeate de gente involucrada en la gestión, trabaja las meetups que es donde creas la asociación de personas. Hay gente que se apunta y luego no tiene tiempo, mejor hablarlo en las primeras reuniones para darse cuenta de lo que se va a tener que hacer. En algunas WordCamps se hace primero llamada a voluntarios y de ahí se selecciona al equipo organizador. El organizador líder no debería tener asignada ninguna tarea, solo gestión de personas, de equipo y supervisar que todo se va haciendo.

Si has llegado hasta aquí, ¡genial! Y como seguro que aún hay muchas más dudas, avisaremos de la próxima reunión que esperamos celebrarlas de manera mensual durante 2023.