In diesem Leitfaden werden die Grundlagen von Online-Zahlungen erklärt und die Unterschiede zwischen den häufigsten Unternehmensmodellen erläutert: Online-Händler, Unternehmen mit SaaS- und Abonnementmodellen, sowie Plattformen und Marktplätze. Erfahren Sie gleich zu Anfang mehr über die Grundlagen von Zahlungen und all jene Dinge, die jedes Unternehmen über Online-Zahlungen wissen sollte. Im Anschluss können Sie direkt zum Abschnitt für Ihr Unternehmensmodell gehen.

Wir haben auch eine Liste zusammengestellt, in der die häufigsten Fachbegriffe der Branche und deren Definitionen beschrieben werden. Wenn Sie also in diesem Leitfaden auf Begriffe stoßen, die Ihnen nicht bekannt sind, können Sie unser Glossar.

Grundlagen zu Zahlungen

Bevor wir in die Details der Zahlungen für verschiedene Geschäftsmodelle einsteigen, ist es hilfreich, sich ein übergeordnetes Verständnis über die Funktionsweise von Zahlungen zu verschaffen: Wie Geld von Kund/innen zu Ihrem Unternehmen fließt, wie Banken diese Zahlungen durchführen und welche Kosten in diesem System anfallen. Durch Ihre Kenntnis dieser grundlegenden Bausteine von Online-Zahlungen verstehen Sie die Feinheiten der Einrichtung Ihres Zahlungssystems für Ihr eigenes Geschäftsmodell besser.

Workflow bei Online-Zahlungen

An jeder Online-Transaktion sind vier Hauptakteure beteiligt:

1. Karteninhaber/in: Die Person, die die Kreditkarte besitzt

2. Händler: Die/der Unternehmensinhaber/in

3. Acquirer: Eine Bank, die die Kreditkartenzahlungen im Namen des Händlers verarbeitet und die Zahlung durch das Netzwerk der Kartenaussteller (wie etwa Visa oder Mastercard) an die ausstellende Bank weiterleitet. Bisweilen gehen Acquirer auch Partnerschaften mit Drittanbietern ein, um Zahlungen zu verarbeiten.

4. Ausstellende Bank: Die Bank, die den Kredit einräumt und Verbraucher/innen im Namen der Kartenaussteller Karten anbietet.

Um Online-Kartenzahlungen anzunehmen, müssen Sie mit jedem dieser Akteure zusammenarbeiten (entweder über einen einzigen Zahlungsdienstleister oder durch die Entwicklung Ihrer eigenen Integrationen).

Zunächst müssen Sie ein Geschäftsbankkonto einrichten und eine Verknüpfung mit einem Acquirer oder Zahlungsanbieter herstellen. Acquirer und Verarbeiter leiten die Zahlungen von Ihrer Website an die Kartenaussteller weiter, wie Visa oder Mastercard. Je nach Konfiguration kann für Sie ein separater Acquirer (oft die Bank, die die Beziehung mit den Kartenausstellern pflegt) und ein Verarbeiter (der mit dem Acquirer zusammenarbeitet, um Zahlungen abzuwickeln) zuständig sein. Alternativ besteht nur eine einzige Beziehung zu einem Anbieter, der beide Dienste abdeckt.

Um Zahlungsdaten sicher zu erfassen, benötigen Sie gegebenenfalls auch ein Gateway, mit dem Sie die Daten ordnungsgemäß absichern können. Gateways nutzen häufig Tokenisierung zur Anonymisierung der Zahlungsdaten und zur Speicherung von sensiblen Daten außerhalb Ihres Systems, was Ihnen hilft, die branchenweiten Sicherheitsrichtlinien einzuhalten, die PCI-Standards.

Ein einziger Anbieter kann sowohl Gateway-, Verarbeitungs- und Acquiring-Dienste anbieten. Das ist hilfreich für die Optimierung Ihrer Online-Zahlungen. Bisweilen entwickelt ein solcher Zahlungsanbieter direkte Integrationen zu den Kartenausstellern, wodurch die Abhängigkeit von Dritten verringert wird.

Wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren, verschlüsselt das Gateway die Daten sicher, sendet sie an den Acquirer und dann weiter an die Kartenaussteller. Die Kartenaussteller kommunizieren dann mit der ausstellenden Bank, die entweder die Zahlung bestätigt oder ablehnt (Bankregeln oder Regulierungsauflagen erfordern bisweilen zusätzliche Kartenauthentifizierungen wie 3D Secure, bevor eine Zahlung akzeptiert wird). Die ausstellende Bank sendet die Nachricht zurück an das Gateway oder den Acquirer, damit Sie der/m Kund/in die Zahlung bestätigen können (z. B. durch Anzeige einer Meldung auf Ihrer Website mit dem Inhalt „Zahlung angenommen“ oder „Zahlung abgelehnt“).

Im Folgenden wird der Online-Zahlungsworkflow für einmalige Zahlungen in USD in den USA beschrieben. Wenn Sie international expandieren möchten, sollten Sie eine Partnerbank finden und eine lokale Geschäftsbeziehung aufbauen. Wenn Sie ein neues Produkt einführen und beispielsweise Kund/innen regelmäßig wiederkehrende Zahlungen berechnen möchten, müssen Sie nicht nur die Kreditkartennummer akzeptieren, sondern auch korrekt in bestimmten Zeitintervallen Zahlungen anweisen und einziehen. Sie benötigen dann auch eine Logik zur Umsetzung verschiedener Preismodelle, müssen sich mit dem Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen auseinandersetzen, Vorabzuteilungen verwalten, wenn Kund/innen ihre Abonnementmodelle ändern und vieles mehr.

Kosten bei Online-Zahlungen

Für jede Transaktion, die über dieses Vier-Akteure-System verarbeitet wird, fällt eine Reihe an Gebühren an. Visa, Mastercard und andere Kartenaussteller erheben diese Gebühren und sie werden als Austausch oder Plangebühren bezeichnet.

Austauschgebühren stellen gewöhnlich den Großteil der bei jeder Transaktion anfallenden Kosten dar. Diesen Betrag erhält die ausstellende Bank, da sie den Großteil des Risikos übernimmt, indem Sie Kredit gewährt oder der/dem Kund/in Bankdienstleistungen bietet.

Plangebühren werden durch die Kartenaussteller selbst erhoben und umfassen etwa zusätzliche Autorisierungsgebühren und grenzüberschreitende Transaktionsgebühren. Außerdem werden bisweilen für Rückerstattungen und andere Ausstellerdienste Gebühren erhoben.

Insgesamt bilden diese Gebühren die Netzwerkkosten. Diese können je nach Kartentyp, Transaktionsort, Kanal (persönlich oder online) und Merchant Category Code (MCC) variieren. So fallen beispielsweise für eine Transaktion mit einer Belohnungs-Kreditkarte höhere Netzwerkkosten an, als bei einer gewöhnlichen Kreditkarte, da Banken diese Gebühren oft nutzen, um diese Belohnungsprogramme gegenzufinanzieren.

Für alle Unternehmen, die Online-Zahlungen annehmen

Dieser Abschnitt befasst sich mit zwei wichtigen Themen für alle Unternehmen, die Zahlungen annehmen: Wie Online-Zahlungen Ihre Konversionsrate steigern können und wie Sie durch die Wahl der richtigen Zahlungsmethoden Ihre potenzielle Kundenbasis vergrößern können.

Der Online-Zahlungs-Trichter

Transaktionen durchlaufen drei Schritte bis hin zum Kauf: Abschluss des Bezahlvorgangs, Betrugsprävention und Genehmigung durch die Aussteller. Die Konversion erfolgt, sobald die Transaktion erfolgreich durchgeführt ist.

Auf jeder Stufe des Trichters kann sich die Anzahl der potenziellen Kund/innen schrittweise verringern. Wenn Sie einen langen und komplizierten Bezahlvorgang haben, wird ein Teil der Kund/innen abwandern. Wenn Sie dann noch Betrug und durchschnittliche Transaktionsakzeptanzquoten einrechnen, schrumpft diese Basis weiter.

Es ist wichtig, die Interaktionen zwischen diesen Schritten zu verstehen, wenn Sie den gesamten Trichter optimieren wollen. Das gilt ganz besonders für Unternehmen, die für Bezahlvorgang, Betrugsprävention und Ausstellerakzeptanz verschiedene Teams einsetzen, die jeweils ihre eigenen Kennzahlen optimieren möchten. Wenn sich das Bezahlvorgangs-Team beispielsweise nur auf die Verringerung der Quote der Warenkorbabbrüche konzentriert, fragt es gegebenenfalls weniger Kundendaten ab, um Reibungspunkte zu minimieren. Das kann aber wiederum zu höherem Betrugsaufkommen führen, weil Sie Daten wie vollständige Rechnungsadresse und Postleitzahl eventuell nicht immer erfassen, um die Transaktion zu überprüfen.

Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen Überblick über den Online-Zahlungs-Trichter und geben ihnen bewährte Verfahren an die Hand, um Ihre Konversionsrate zu steigern.

Die beste Gestaltung für das Bezahlformular

Der Onlinezahlungs-Trichter beginnt beim Bezahlvorgang, bei dem Kund/innen ihre Zahlungsdaten eingeben, um Waren oder Dienstleistungen zu kaufen. An diesem Punkt sollten Sie genügend Daten erfassen, um verifizieren zu können, ob die/der Kund/in wirklich ist, für wen er/sie sich ausgibt. Dabei müssen Sie gleichzeitig allzu lästige Reibungspunkte im Bezahlvorgang vermeiden - weil dadurch Kund/innen endgültig zum Abbruch der Bestellung gebracht werden können.

Ist Ihr Formular für den Bezahlvorgang zu kompliziert, riskieren Sie Umsatzverluste bei den eigentlich wahrscheinlichsten Käufern - Kund/innen mit Waren im Einkaufskorb und der starken Absicht, etwas zu kaufen. Tatsächlich brechen 87 % der Kund/innen ihren Kauf ab, wenn der Bezahlvorgang zu schwierig ist.

Um die Abschlussquote beim Bezahlvorgang zu steigern, sollten Sie zunächst Ihren Bezahlvorgang aus Kundensicht durchgehen und Problemstellen identifizieren, die zum Abbruch führen könnten. Achten Sie darauf, wie lange die Website braucht, um zu laden, wie viele Felder Ihr Formular aufweist und ob Ihr Bezahlvorgang automatisch ausgefüllte Felder unterstützt.

Die besten Bezahlvorgangsformulare passen sich dem Kundenerlebnis an. So ist es beispielsweise ein bewährtes Verfahren, responsive Bezahlformulare anzubieten, die ihre Größe automatisch an die kleineren Bildschirme von Mobilgeräten anpassen und ein Zifferneingabefeld anzeigen, wenn Kund/innen ihre Kartendaten eingeben sollen. Auch die Unterstützung von mobilen Geldbörsen wie Apple Pay oder Google Pay sollten Sie in Erwägung ziehen, um manuelle Dateneingabe möglichst zu umgehen.

Wenn Sie international expandieren möchten, muss Ihr Bezahlformular auf die Anforderungen Ihres jeweiligen Zielmarkts abgestimmt sein. Kund/innen die Bezahlung in ihrer lokalen Währung zu ermöglichen ist nur der erste Schritt, sie müssen auch lokale Zahlungsmethoden unterstützen, um ein möglichst relevantes Angebot zu bieten. Beispielsweise bevorzugt mehr als die Hälfte der Kund/innen in den Niederlanden die Zahlung per iDEAL, einer Zahlungsmethode, bei der das Geld vom Bankkonto der/s Kund/in direkt an das Unternehmen überwiesen wird.

Die Kartennummer gibt außerdem einen Hinweis darauf, wo sich die/der Kund/in geografisch befindet, sodass Sie die Formularfelder dynamisch anpassen können, um die richtigen Daten für jedes Land zu erfassen. Wenn Ihr Formular beispielsweise eine Karte aus dem Vereinigten Königreich erkennt, sollten Sie ein Feld zur Erfassung der Postcodes hinzufügen. Erkennt das Formular eine amerikanische Karte, ändern Sie das Feld entsprechend auf das Format der US-Postleitzahlen.

Risikomanagement online

Der nächste Schritt besteht darin, bei Transaktionen das Betrugsrisiko zu bewerten. Bei den meisten illegitimen Zahlungen sind Betrüger am Werk, die durch die Verwendung gestohlener Karten und Kartennummern vorgeben, legitime Kund/innen zu sein.

Wenn beispielsweise ein Betrüger mittels einer gestohlenen Kreditkartennummer, die nicht gemeldet wurde, einen Kauf auf Ihrer Website tätigt, würde die Zahlung möglicherweise erfolgreich durchgeführt. Wenn die/der Karteninhaber/in dann den betrügerischen Einsatz der Karten feststellt, würde sie oder er die Zahlung bei seiner oder ihrer Bank anfechten, indem sie/er eine Rückbuchung veranlasst. Sie können der Rückbuchung dann zwar widersprechen und Belege zur Gültigkeit der Zahlung einreichen, die Kartenaussteller bevorzugen aber bei den meisten Anfechtungen die/den Kund/in. Verliert Ihr Unternehmen eine Anfechtung, verlieren Sie den ursprünglichen Zahlungsbetrag. Sie als Unternehmensinhaber/in müssen dann auch für die Rückbuchungsgebühr aufkommen, also für die Kosten, die der Bank durch die Rückbuchung der Zahlung entstehen.

Auch wenn Rückbuchungen zum Online-Zahlungsverkehr dazugehören, ist die Vermeidung solcher Vorgänge immer noch die beste Art, damit umzugehen. Dazu gibt es zwei wesentliche Ansätze: regelbasierte Logik und maschinelles Lernen.

Die regelbasierte Betrugserkennung funktioniert nach dem Prinzip "wenn x passiert, dann wird y durchgeführt" und durch Betrugsanalysten kontinuierlich durchgeführt. Beispielsweise können etwa alle Transaktionen aus einem bestimmten Land, einer IP-Adresse oder über einem bestimmten Dollarbetrag abgelehnt werden. Da diese Logik allerdings auf strengen Regeln basiert, werden verborgene Muster dabei nicht erkannt. Außerdem findet über die festgelegten Parameter hinaus auch keine auf Datenanalyse basierende Anpassung an sich verändernde Betrugstrends statt. Folglich hinken Analysten oft immer hinterher - sie erstellen manuell neue Regeln, nachdem ein Betrug festgestellt wurde, anstatt proaktiv gegen Betrug vorzugehen.

Die Betrugsprävention auf Grundlage des maschinellen Lernens dagegen nutzt Transaktionsdaten, um Algorithmen zu trainieren, die lernen und sich anpassen. Einige Machine-Learning-Modelle imitieren dabei das Verhalten menschlicher Beobachter, während andere durch Millionen von Datensätzen trainiert werden. Diese Modelle lernen, wie zwischen legitimen und potenziell betrügerischen Transaktionen unterschieden werden kann. Einige dieser Modelle können sich sogar selbst trainieren, wodurch sie besser skalierbar und effizienter sind als eine regelbasierte Logik.

Nehmen wir beispielsweise an, ein/e Kund/in mit normalem Browsingverhalten und einer verdächtigen IP-Adresse möchte etwas von Ihrer Website kaufen. Machine Learning entscheidet dann, wie diese beiden Signale gewichtet werden sollen. Sollte die Transaktion allein aufgrund der IP-Adresse abgelehnt werden? Ein regelbasiertes System blockiert dann eventuell alle Transaktionen von diesem Standort, während ein Machine-Learning-Modell zwischen guten und schädlichen Transaktionen unterscheiden können sollte, weil sie den Standort neben allen verfügbaren anderen Informationen berücksichtigt, um die Wahrscheinlichkeit zu berechnen, dass die Zahlung zu einer Rückbuchung führen würde.

Die Kombination dieser beiden Ansätze - regelbasierte Logik und Betrugsprävention auf Basis maschinellen Lernens - kann eine leistungsfähige und individuell anpassbare Lösung darstellen. So können Sie die Kapazitäten des Machine Learning einsetzen, aber gleichzeitig Ihren Ansatz anpassen und eine Logik integrieren, die nur auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Als Beispiel: Sie legen für einen Teil Ihrer Nutzer/innen spezielle Regeln auf Grundlage des Risikoniveaus und der gekauften Artikel fest.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden Betrugserkennung mit maschinellem Lernen.

Verbesserung der Netzwerkakzeptanz

Der letzte Schritt der Online-Zahlungen ist die Kartennetzwerkakzeptanz: die erfolgreiche Zahlungsabwicklung der ausstellenden Bank.

Wenn Kund/innen einen Kauf tätigen, wird eine Zahlungsanfrage an die ausstellende Bank gesendet. Auf Grundlage verschiedener Faktoren, wie z. B. dem für Kund/innen verfügbaren Guthaben, dem Formatieren von Transaktions-Metadaten oder auch Systemausfällen nimmt die ausstellende Bank die Anfrage entweder an oder lehnt diese ab. Je höher Ihre Akzeptanzrate ist, desto mehr Transaktionen haben Sie erfolgreich abgewickelt.

Sie können unnötig abgelehnte Zahlungen vermeiden, indem Sie zusätzliche Daten erfassen oder Details wie die CVC-Ziffer, die Rechnungsadresse oder die Postleitzahl während des Bezahlvorgangs abfragen. Durch diese Informationen erhält die ausstellende Bank zusätzliche Transaktionsdetails, wodurch sich die Akzeptanzwahrscheinlichkeit für legitime Transaktionen erhöht.

Globale Zahlungsmethoden

Karten sind die beliebteste Zahlungsmethode für Online-Käufe in den USA. Außerhalb der USA bevorzugen jedoch 40 % aller Verbraucher/innen andere Zahlungsmethoden, so etwa Banküberweisungen und Digital Wallets wie Alipay, WeChat Pay oder Apple Pay. Bieten Sie Ihren Kund/innen weltweit also ihre bevorzugten Zahlungsmethoden an und steigern Sie so Ihre Verkaufschancen.

Um Ihr globales Umsatzpotenzial bestmöglich wahrnehmen zu können, müssen Sie die Zahlungsmethoden anbieten, die in den Ländern, in denen Sie tätig sind, am meisten genutzt werden. Dabei sind die fünf folgenden besonders relevant:

1. Mit Kreditkarten leihen sich Kund/innen zunächst Geld von einer Bank und zahlen dieses dann entweder jeden Monat vollständig oder zeitlich versetzt mit Zinsen zurück. Bei einer Zahlung per Debitkarte hingegen wird kein Kreditrahmen genutzt, sondern Geld direkt vom Girokonto abgebucht.

2. Digital Wallets wie Apple Pay und Google Pay ermöglichen es Kund/innen, elektronisch für Produkte und Dienstleistungen zu bezahlen, indem sie eine Karte oder ein Bankkonto darin hinterlegen. Mit Digital Wallets können Geldmittel zudem auch direkt in der App aufbewahrt werden.

3. Über Kontobelastungen und Überweisungen kann Geld direkt einem Kundenkonto entnommen werden. Kontobelastungen erfassen die Bankinformationen Ihrer Kund/innen, damit Gelder von ihren Konten eingezogen werden können (z. B. per ACH in den USA). Bei Überweisungen werden Verbindungen zu Kundenbankkonten hergestellt und das Geld wird Ihnen direkt gesendet. Zahlungsmethoden wie Giropay in Deutschland und iDEAL in den Niederlanden ermöglichen Überweisungen, sehen aber eher wie Digital Wallets aus.

4. Jetzt kaufen, später zahlen ist eine immer beliebtere Variante. Hierbei handelt es sich um eine sofortige Finanzierung für Online-Zahlungen, die in der Regel über einen bestimmten Zeitraum zu festen Raten zurückgezahlt wird. Afterpay, Klarna und Affirm sind einige Beispiele für diese Option.

5. Bargeldbasierte Zahlungsmethoden von Unternehmen wie OXXO und Boleto ermöglichen Online-Einkäufe ohne Bankkonto. Dabei kommt es im ersten Moment noch nicht direkt zu einer Zahlung für ein Produkt oder eine Dienstleistung, sondern zur Ausstellung eines Belegs mit einer Transaktionsreferenznummer, der gescannt werden kann. Dieser Beleg kann dann an einem Geldautomaten, bei einer Bank oder einem Ladengeschäft vorgelegt und die Zahlung mit Bargeld beglichen werden. Sobald die Referenznummer für die Barzahlung mit dem tatsächlichen Kauf abgeglichen wurde, erfolgt die Zahlung an das Unternehmen und das Produkt kann versendet werden.

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Leitfaden zu Zahlungsmethoden.

Simplify sales tax, VAT, and GST compliance

Internet businesses are required to collect indirect taxes in over 130 countries and in most US states; however, staying compliant can be challenging, especially as your business scales. Tax rules and rates change constantly and vary based on what and where you sell. If you ignore these complexities, you risk paying penalties and interest on top of uncollected taxes.

Indirect taxes have various names around the world. Indirect tax is called sales tax in the US, value-added tax (VAT) in Europe, goods and services tax (GST) in Australia and Canada, and consumption tax (JCT) in Japan. The process for collecting these taxes can vary significantly, but the outcome is the same: The end customer pays the tax.

Tax treatments depend on whether you sell a physical or digital product. For physical goods, the tax treatment depends on the ship-from and ship-to locations, plus how each jurisdiction categorizes the product. There are many differences across city, state, and country lines. Digital products (such as online courses or website memberships) can be just as complex. In the US, 40 states tax digital goods, and in the EU, digital products are taxable if they fit certain criteria.

No matter what you are selling, you’ll need to answer these questions to comply with sales tax, VAT, and GST:

• Where and when am I obligated to collect taxes?
• How do I register to collect taxes?
• How much tax should I charge on each product or service?
• How do I file and remit the money I collect?

For more information about these taxes, read our guides:

• Introduction to sales tax, VAT, and GST compliance
• Introduction to US sales tax and economic nexus
• Introduction to EU VAT & VAT OSS

Für Online-Einzelhändler

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie zusätzlich zu Ihrer Website oder mobilen App Waren persönlich im Einzelhandelsgeschäft verkaufen möchten.

Einzelhändler, die als reine Online-Anbieter begonnen haben, expandieren immer erfolgreicher auch in die echte Welt, indem sie physische Geschäfte eröffnen. Angesichts der Tatsache, dass 90 % aller Einkäufe immer noch persönlich stattfinden, schaffen digitale Unternehmen dadurch auch neue Umsatzquellen.

Die Herausforderung liegt aber darin, die Daten aus Ihren Online-Zahlungen und den persönlichen Zahlungen zu vereinheitlichen. Kund/innen haben die Erwartung, mit Ihrem Unternehmen auf dieselbe Art über verschiedene Kanäle hinweg zu kommunizieren und dementsprechend muss auch die Kaufabwicklung für sie konsistent und Ihrer Marke entsprechend ablaufen. So kann es sein, dass Ihre Nutzer/innen beispielsweise Rabattcodes und Werbeaktionen erwarten, die sie sowohl online als auch persönlich für Käufe nutzen können.

Zwei wichtige Dinge, die Sie im Blick haben sollten, wenn Sie Ihr Online-Unternehmen auch für die Unterstützung vom Verkauf in Geschäften aufstellen möchten:

1. Setzen Sie bestehende Infrastruktur effizient ein

Einzelhändler müssen oft zwei separate Zahlungsdienstleister einrichten: einen für Online- und einen für persönliche Einkäufe. Das erfordert zwei Integrationen und zwei separate Konten, sodass sich der Arbeitsaufwand für den Beginn des Geschäftsbetriebs verdoppelt, den Abgleich der Finanzen erschwert und oft zur Speicherung der Kundendaten in separaten Datensilos je Konto führt.

Stattdessen sollten Sie sicherstellen, dass Ihre bestehende Zahlungsinfrastruktur - die sie für Ihre Online-Zahlungen bereits eingerichtet haben - weiter nutzen können, statt einen neuen Anbieter ins Boot zu holen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern vereinfachen auch Ihr Berichtswesen und Sie schaffen eine einheitlichere Kundenerfahrung.

So entsteht eine nahtlose Zahlungserfahrung, ganz gleich, ob Ihre Kund/innen mit dem Smartphone bezahlen oder in Ihren Laden kommen. So können Ihre Kund/innen etwa persönlich ein Abonnement abschließen, das anschließend online weitergeführt wird. Die Zahlungsmethode, die im Ladengeschäft verwendet wurde, wird dann in deren Online-Profil gespeichert, wo Kund/innen dann ihre Daten aktualisieren oder das Abonnement-Intervall ändern können.

2. Unterstützen Sie Chipkarten und mobile Geldbörsen

Magnetstreifenkarten erhöhen das Risiko für Unternehmen, weil Betrüger diese einfach kopieren können und Sie daher zusätzliche Maßnahmen zur Verschlüsselung der Zahlungsdaten von Kund/innen einrichten müssen. Aus diesem Grund haben sich EMV-Chipkarten als globaler Standard seit Jahrzehnten etabliert - sie sind sicherer und schützen Unternehmen vor Haftung in Betrugsfällen.

2015 begann in den USA die Umstellung auf Chipkarten und sie werden heute für den Großteil aller Kreditkartentransaktionen eingesetzt. Allerdings setzen manche Geschäfte weiterhin ältere Kartenlesegeräte ein, die nur Magnetstreifenkarten unterstützen. Bei der Abwägung, welche Hardware Sie für persönliche Zahlungen nutzen möchten, sollten Sie auf modernere Kartenlesegeräte setzen, mit denen Sie Chipkarten annehmen können.

Sie sollten auch in Betracht ziehen, für persönliche Transaktionen mobile Geldbörsen wie Apple Pay und Google Pay zu unterstützen. Wie bei Chipkarten werden dabei die Zahlungsdaten verschlüsselt und Sie minimieren Ihr Haftungsrisiko im Zusammenhang mit betrügerischen Transaktionen. Mobile Geldbörsen verbessern außerdem die Zahlungserfahrung, weil sie Transaktionen für Ihre Kund/innen bequemer und nahtloser machen.

Für SaaS- und Abonnement-Unternehmen

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie Ihren Kund/innen regelmäßig Beträge in Rechnung stellen oder gespeicherte Zahlungsdaten nutzen.

Die Verwaltung wiederkehrender Umsätze beinhaltet einiges an Komplexität: Wie initiiert und fordert man Zahlungen ein und wie lassen sich verschiedene Preismodelle umsetzen. Sie müssen die Zahlungsdaten von Kund/innen speichern und ihnen in bestimmten Zeitintervallen Beträge berechnen.

Das lässt sich auf zwei Arten umsetzen: Sie entwickeln Ihr eigenes Zahlungssystem oder kaufen bestehende Software. Bei beiden Vorgehensweisen müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Rechnungssystem Bestellungen aus dem Web oder über mobile Zahlungsvorgänge annehmen kann, den Kund/innen korrekt auf Grundlage des Preismodells Rechnungen stellen (Festpreis oder Staffelpreise, beispielsweise) und Zahlungen einziehen mit der Zahlungsmethode, die Ihre Kund/innen am liebsten nutzen. Sie müssen auch dafür sorgen können, dass Sie eine für Ihr Geschäft relevante Datenübersicht bereitgestellt bekommen, in der Abwanderung, monatlich wiederkehrender Umsatz sowie weitere wichtige Abonnementkennzahlen dargestellt werden - oder eine Integration mit Ihrem Managementsystem für Kundenbeziehungen oder Account-System herstellen.

Bei der Entscheidung, ob Sie Ihre eigene Software entwickeln oder eine bestehende kaufen, denken Sie auch an die Opportunitätskosten. Beachten Sie dabei die kontinuierlich benötigten Entwicklerressourcen, die Sie für die Entwicklung und Pflege Ihrer Rechnungssoftware auch im Verhältnis zu anderen geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens benötigen.

Für SaaS- und Abonnementzahlungen sollten Sie die folgenden drei Überlegungen anstellen:

1. Aufbau einer flexiblen Abonnement-Logik

Die Abonnement-Logik besteht aus zeitbasierten und preisbasierten Regeln, die kombiniert die korrekte Rechnungslegung in festgelegten Intervallen durchführt. Wenn Sie nur ein Produkt mit einfacher Preisstruktur haben, wie etwa 25 USD monatlich für ein Software-Abonnement, ist diese Logik in Ihrem Rechnungssystem einfach umzusetzen, weil sich der Betrag monatlich nicht verändert.

Allerdings wächst Ihr Unternehmen mit der Zeit und Sie fügen neue Produkte und Aktionen hinzu. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Abonnement-Logik mit diesem Wachstum klarkommt und auch das Experimentieren mit verschiedenen Preismodellen möglich ist, etwa Festpreise, je Sitzplatz, nutzungsabhängig, Staffelpreise, Freemium und kostenlose Testzeiträume. Eventuell möchten Sie auch Bündel oder Rabatte anbieten können.

Ihre Abonnement-Logik sollte auch flexibel genug sein, um auf etwaige Änderungen des Abonnementmodells durch Ihre Kund/innen reagieren zu können. Wenn jemand mitten im Monat auf ein günstigeres Modell umsteigen möchte, müssen Sie die Kosten für beide Modelle anteilig verteilen und sicherstellen, dass den Kund/innen künftig auch der richtige Betrag berechnet wird.

2. Bedenken Sie Ihre Rechnungsanforderungen

Kund/innen möchten normalerweise eine Rechnung erhalten, wenn sie ihnen große Beträge oder einmalige Käufe in Rechnung stellen (bei SaaS-Unternehmen, die Unternehmenskunden bedienen, kommt beides sehr häufig vor).

Bei der Versendung von Rechnungen sollten Sie darüber nachdenken, wie der Erstellungsvorgang aussehen sollte: Können Rechnungen dieselben Positionen aufweisen oder muss jede kundenspezifisch sein? Außerdem müssen Sie auch in unterschiedlichen Ländern jeweils unterschiedliche Rechnungsanforderungen erfüllen. Beispielsweise müssen fortlaufende Rechnungsnummern oder feste Rechnungspräfixe auf Kunden- oder Accountniveau verwendet werden.

Anschließend müssen Sie sich für eine Versandmethode für Rechnungen an Ihre Kunden entscheiden. Überlegen Sie, ob Sie sie manuell per E-Mail senden möchten oder ob Ihre Rechnungslösung diesen Prozess für Sie automatisieren kann.

3. Minimieren Sie ungewollte Kundenabwanderung

Die meisten SaaS- und Abonnement-Unternehmen haben mit ungewollter Kundenabwanderung zu kämpfen, etwa wenn Kund/innen für ein Produkt bezahlen möchten, der Zahlungsversuch aber aufgrund abgelaufener Karten, ungenügender Deckung oder abgelaufenen Kartendaten scheitert (9 % aller Abonnementrechnungen scheitern beim ersten Versuch aufgrund ungewollter Kundenabwanderung).

Wenn Sie nur eine Handvoll fehlgeschlagener Zahlungen im Monat haben, können Sie jede/n Kund/in einfach anrufen oder per E-Mail kontaktieren und sie bitten, sich darum zu kümmern (ob durch die Nutzung einer neuen Zahlungsmethode oder die Aktualisierung der Zahlungsdaten). Im Zuge Ihres Unternehmenswachstums müssen Sie jedoch irgendwann vielleicht hunderte Kund/innen mit fehlgeschlagenen Zahlungen betreuen und dieser Ansatz stößt schnell an seine Grenzen.

Eine eher skalierbare Methode, mit Ihren Kund/innen zu kommunizieren, ist das Versenden von automatischen Zahlungsfehlschagsmeldungen per E-Mail, sobald eine Zahlung abgelehnt wird.

Zusätzlich zur Kommunikation nach außen können Sie auch sofortige Neuversuche bei Zahlungen einrichten. Viele Unternehmen wiederholen Zahlungsversuche bei fehlgeschlagenen Zahlungen nach einem festen Zeitplan, wie z. B. alle sieben Tage (als Wiederholungsmahnung bezeichnet). Experimentieren Sie mit verschiedenen Intervallen, um herauszufinden, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert oder greifen Sie auf einen Zahlungsdienstleister zurück, der den Mahnungsprozess auf Basis der Vorlieben Ihrer Kund/innen automatisiert.

Für Plattformen und Marktplätze

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie eine Softwareplattform sind und anderen Unternehmen die Annahme von Zahlungen direkt von ihren Kund/innen ermöglichen (wie bei Shopify) oder wenn Sie ein Marktplatz sind, also Zahlungen von Kund/innen einziehen und dann Verkäufer und Dienstleister auszahlen (wie bei Lyft).

Plattformen und Marktplätze unterliegen den komplexesten Zahlungsanforderungen, weil sie Geld im Namen von Verkäufern oder Dienstleistern annehmen und an diese Auszahlungen durchführen. Dementsprechend sind viele einzigartige Überlegungen anzustellen, etwa die Einbindung einer Identitätsverifizierung der Verkäufer, die rechtlich einwandfreie Organisation der Geldübertragung, die Erhebung einer Dienstgebühr für jede Zahlung und gegebenenfalls die Einreichung von 1099-Formularen bei der IRS.

Allerdings verleiht Ihnen die Bereitstellung einer Zahlungsfunktionalität für Ihre Kunden, für Ihre Plattform oder Ihren Marktplatz ein Alleinstellungsmerkmal und einen Mehrwert für Ihre Verkäufer oder Dienstleister. Sie helfen diesen, ihre Unternehmen schneller an den Start zu bringen, ohne dass diese sich mit langwierigen Händlerregistrierungsanträgen oder der Programmierung für die Zahlungsannahme auseinandersetzen müssen.

Traditionell erforderte die Bereitstellung von Zahlungsfunktionen eine Lizenzierung und die Registrierung und Aufrechterhaltung des Status als Zahlungsverarbeiter bei den Kartenausstellern (wie Visa oder Mastercard). Da Sie dabei als Kontrollinstanz über Geldflüsse zwischen Käufern und Verkäufern angesehen werden, gelten seitens der Kartenaussteller strenge Auflagen. Der Prozess kann Monate dauern (manchmal Jahre) und Millionen von Dollar an Vorauskosten und laufenden Kosten bedeuten.

Heute bestehen allerdings verschiedene Optionen für Plattformen und Marktplätze, speziell angepasste Zahlungskapazitäten für ihre Kund/innen bereitzustellen und aus Zahlungen Umsätze zu generieren, ohne sich selbst als Zahlungsverarbeiter registrieren zu müssen.

Über diese beiden Kapazitäten sollten Sie sich Gedanken machen, wenn Sie Zahlungen für Ihre Plattform oder Ihren Marktplatz bereitstellen möchten:

1. Nutzer während des Onboardings verifizieren

Bevor Sie im Namen Ihrer Verkäufer oder Unternehmen Zahlungen annehmen, müssen Sie sie in Ihr Zahlungssystem aufnehmen und ihre Identität verifizieren. Dieser Schritt ist aufgrund strenger Gesetze und Auflagen kompliziert, darunter Know Your Customer (KYC)-Gesetze und Sanktionsüberwachungspflichten, für die im Falle von Zuwiderhandlungen Strafen und Strafzahlungen anfallen können. Zusätzlich zu den Regierungsauflagen, die sich von Land zu Land unterscheiden, haben die Kartenaussteller, also auch Visa und Mastercard, ihre eigenen Datenerfassungsregelungen, die regelmäßig aktualisiert werden.

Diese Datenanforderungen mit der Benutzerfreundlichkeit in Einklang zu bringen ist eine Herausforderung. Einerseits möchten Sie so viele Daten wie möglich erfassen (vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, letzte vier Stellen der Sozialversicherungsnummer in den USA, Telefonnummer und Anschrift), damit Ihre Plattform nicht für unlautere Zwecke wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht wird. Auch müssen Sie Strafen von den Regulierungsbehörden und Finanzpartnern vermeiden.

Andererseits möchten Sie benutzerfreundlicher als Ihre Wettbewerber sein. Das umfasst ein reibungsloses Onboarding, was nicht immer mit den detaillierten Datenerfassungsanforderungen vereinbar ist.

Um solche Reibungspunkte zu vermeiden, sollten Sie Daten phasenweise erheben und Ihren Nutzer/innen Felder bieten, die sich automatisch vervollständigen, wo immer dies möglich ist. Sie könnten beispielsweise erst nach den Steuerdaten Ihrer Verkäufer oder Dienstleister fragen, wenn diese den IRS-Meldegrenzwert überschreiten. Außerdem können Sie Felder wie rechtsgültiger Name und Anschrift vorausfüllen, sofern Sie diese Daten bereits erfasst haben.

2. Bieten Sie verschiedene Geldübertragungswege an

Die Auszahlung Ihrer Nutzer/innen umfasst mehr als nur die Übertragung von Geld von A nach B. Sie müssen in der Lage sein, Dienstgebühren zu erheben, Gelder zwischen Verkäufern aufzuteilen und umzuleiten und die Kontrolle über den Zeitpunkt von Auszahlungen an das Bankkonto des Verkäufers behalten.

Nehmen wir einmal an, Sie betreiben eine E-Commerce-Plattform und ein/e Kund/in kauft etwas bei einem Verkäufer im Wert von 50 USD. Sie müssen sich über drei Akteure Gedanken machen: Ihre Plattform, Ihre Verkäufer oder Dienstleister und deren Käufer oder Endnutzer/innen. Bevor Sie den Verkäufer bezahlen, müssen Sie Ihre Plattformgebühr berechnen. Dann müssen Sie festlegen, wann und wie Sie den verbliebenen Betrag an Ihren Verkäufer übertragen. Übertragen Sie das Geld unverzüglich nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen oder aggregieren Sie die Gelder und zahlen wöchentlich aus? Haben Sie die korrekten Bankdaten zur Verfügung, um die Zahlung anzuweisen?

Sie müssen ebenfalls sicherstellen, dass Sie das Geld in rechtssicherer Form übertragen. Beispielsweise erfordern 46 Staaten in den USA eigene Lizenzen für Geldübertragung im Namen von Dritten. In Europa erfordern PSD2-Gesetze Lizenzen für Zahlungsvermittler. Wenn Sie von einer Regulierungsbehörde als Zahlungsüberträger oder Zahlungsvermittler eingestuft werden, jedoch keine entsprechende Lizenz besitzen, besteht das Risiko von Strafzahlungen oder sogar das einer angeordneten Schließung.

Je nach Geschäftsmodell sollten Sie verschiedene Geldübertragungswege unterstützen können, wie beispielsweise:

• One-to-one: Ein/e Kund/in muss bezahlen und ein Empfänger wird ausbezahlt (z. B. ein Car-Sharing-Dienst).
• One-to-many: Eine Transaktion wird zwischen mehreren Verkäufern oder Empfängern aufgeteilt (z. B. ein Einzelhandelsmarktplatz, bei dem ein Kunde einen "Warenkorb" mit Artikeln von verschiedenen Online-Shops kauft).
• Geldaufbewahrung: Eine Plattform nimmt Gelder von Kund/innen an und bewahrt diese auf, bevor sie sie an die Empfänger auszahlt (z. B. eine Ticket-Plattform, die die Empfänger erst nach Stattfinden der Veranstaltung ausbezahlt).
• Kontoeinzug: Eine Plattform tätigt eine Abbuchung oder eine Transaktionsumkehr, um Gelder von seinen Verkäufern oder Dienstleistern einzuziehen (z. B. eine E-Commerce-Plattform, die eine monatliche Lagerungsgebühr von seinen Geschäftskunden einzieht).
• Abonnements: Eine Plattform ermöglicht es ihren Verkäufern, eine wiederkehrende Gebühr von Kund/innen einzuziehen (z. B. eine SaaS-Plattform, die gemeinnützigen Organisationen wiederkehrende Spenden ermöglicht).

Zusätzliches Hilfsmaterial

Wir hoffen, dieser Leitfaden bietet Ihnen einen Gesamtüberblick über Online-Zahlungen und trägt zum Verständnis der Feinheiten für Ihr eigenes Online-Zahlungssystem bei.

Es handelt sich hierbei um den ersten Leitfaden einer Serie über die Grundlagen des Bezahlens online. Wir werden in den folgenden Leitfäden weiter grundsätzliche Konzepte, wie persönliche und wiederkehrende Zahlungen, erkunden sowie auf fortgeschrittenere Themen eingehen, wie Ablehnungen und Auszahlungsmanagement.

Bis dahin finden Sie hier weiteres Infomaterial:

An alle Unternehmen, die Zahlungen annehmen

• Ein Leitfaden zu Zahlungsmethoden
• Ein Leitfaden zur PCI-Compliance
• Ein Primer zu maschinellem Lernen für die Betrugserkennung
• 3D Secure 2: Ein neuer Authentifizierungsstandard

Für Online-Einzelhändler

• So nutzen Sie Stripe Terminal, um persönliche Zahlungen anzunehmen

SaaS-Unternehmen

• So schaffen und berechnen Sie Abonnementmodelle mit Stripe
• Ein Leitfaden für SaaS-Unternehmen und wie sie wachsen können
• Bewährte SCA-Verfahren für Geschäftsmodelle für wiederkehrende Zahlungen

Plattformen und Marktplätze

• So funktioniert das Zahlungs-Routing zwischen mehreren Akteuren mit Stripe
• Wie sich PSD2 auf Marktplätze und Plattformen in Europa auswirkt
• Ein Leitfaden zur Zahlungsvereinfachung für Plattformen und Marktplätze

Glossar zu Zahlungen

Dieses Glossar definiert die gängigsten Begriffe in der Zahlungsbranche.

Acquirer

Auch als akquirierende Bank bezeichnet, ist der Acquirer eine Bank oder ein Finanzinstitut, das Kredit- oder Debitkartenzahlungen im Namen des Händlers abwickelt und diese über die Kartenaussteller an die ausgebende Bank weiterleitet.

Banküberweisungen

Kann sich auf Kontoeinzüge beziehen, bei dem Sie die Bankdaten der Bank Ihres Kunden erfassen und Geld von deren Konten einziehen oder auf eine Gutschriftübertragung, bei der Sie Bankkonten Ihrer Kund/innen verknüpfen und dieses Ihnen dann Geld überweisen.

Karteninhaber/in

Eine Person, die eine Kredit- oder Debitkarte besitzt.

Kartenaussteller

Verarbeiten Transaktionen zwischen Händlern und Ausstellern und kontrollieren, wo Kreditkarten akzeptiert werden. Sie kontrollieren auch die Kartennutzungsgebühren. Dazu gehören z. B. Visa, Mastercard und American Express.

Rückbuchung

Auch als Anfechtung bezeichnet, handelt es sich um eine Rückbuchung für den Fall, dass ein/e Karteninhaber/in eine Zahlung bei seinem/ihrem Kartenaussteller anficht. Während des Rückbuchungsprozesses liegt die Beweislast beim Händler, der nachweisen muss, dass die Person, die den Kauf getätigt hat, die Karte besitzt und die Transaktion autorisiert hat.

Rückbuchungsgebühren

Die beim Händler anfallenden Kosten für den Fall, dass eine akquirierende Bank eine Kartenzahlung storniert.

Digital Wallet

Ermöglicht Kund/innen die Zahlung für Produkte oder Dienste elektronisch durch die Verknüpfung einer Karte oder eines Bankkontos oder indem Geldwerte direkt in der App gespeichert werden. Dazu gehören z. B. Apple Pay, Google Pay, Alipay und WeChat.

Anfechtungen

Siehe Definition für „Rückbuchung“.

Vier-Akteure-System

Die vier bei der Zahlungsverarbeitung beteiligten Akteure: der/die Karteninhaber/in, der Händler, der Acquirer und die ausstellende Bank.

Betrug

Jede unlautere oder illegale Transaktion. Gewöhnlich kommt es zu Betrugsfällen, wenn jemand eine gestohlene Kreditkartennummer oder Girokontodaten verwendet, um unautorisierte Transaktionen zu tätigen.

Multilaterale Austauschgebühr

Eine an die ausstellende Bank entrichtete Gebühr für die Verarbeitung einer Kartenzahlung.

Ausstellende Bank

Die Bank, die Kredit- oder Debitkarten an Verbraucher/innen ausstellt.

Merchant Category Code (MCC)

Eine vierstellige Zahl zur Klassifizierung eines Unternehmens gemäß den angebotenen Waren oder Dienstleistungen.

Ausstellerakzeptanz

Der Anteil an Transaktionen, die von der ausstellenden Bank akzeptiert, bzw. abgelehnt werden. Eine Ablehnung kann etwa vorkommen, wenn Anmeldedaten abgelaufen sind, ein Betrugsverdacht besteht oder ungenügende Geldmittel vorhanden sind.

Ausstellerkosten

Die Gesamtsumme der Austausch- und Verarbeitungsgebühren.

Zahlungsdienstleister

Herkömmlicherweise erforderte die Erweiterung auf eine weitere Zahlungsmethode von Plattformen oder Marktplätzen eine Registrierung und die Beibehaltung des Status als Zahlungsdienstleister (Payment Facilitator - payfac) gegenüber den Kartenausstellern, da Payfacs als kontrollierender Akteur für den Zahlungsfluss zwischen Käufern und Verkäufern angesehen wurde. Heute ist die Erweiterung um die Zahlungsfunktionalität so einfach geworden, dass die meisten Plattformen und Marktplätze dies tun können, ohne zum Zahlungsdienstleister zu werden.

Zahlungsgateway

Eine Software, die Kreditkartendaten auf dem Server eines Händlers verschlüsselt und diese an den Acquirer überträgt. Gateway-Dienste und Acquirer sind oft dieselbe Instanz.

Zahlungsmethode

Die Art, auf die ein/e Verbraucher/in für Waren und Dienstleistungen bezahlt. Zu den Zahlungsmethoden zählen Banküberweisungen, Kredit- oder Debitkarten und Digital Wallets.

Zahlungsverarbeiter

Ermöglicht die Kreditkartentransaktion durch die Übertragung der Zahlungsdaten zwischen dem Händler, der ausstellenden Bank und dem Acquirer. Der Zahlungsverarbeiter erhält die Zahlungsdaten gewöhnlich von einem Zahlungsgateway.

PCI Data Security Standards (PCI DSS)

Ein Datensicherheitsstandard, der für alle Akteure gilt, die an der Speicherung, Verarbeitung oder Übertragung von Karteninhaberdaten und/oder schutzbedürftigen Authentifizierungsdaten beteiligt ist.

Ausstellergebühren

Vom Kartenaussteller berechnete Gebühren. Eine einzelne Transaktion kann mehrere Ausstellergebühren verursachen, etwa eine Autorisierungs- und eine Dienstleistungsgebühr.