In diesem Leitfaden werden die Grundlagen von Online-Zahlungen erklärt und die Unterschiede zwischen den häufigsten Unternehmensmodellen erläutert: Online-Händler, Unternehmen mit SaaS- und Abonnementmodellen, sowie Plattformen und Marktplätze. Erfahren Sie gleich zu Anfang mehr über die Grundlagen von Zahlungen und all jene Dinge, die jedes Unternehmen über Online-Zahlungen wissen sollte. Im Anschluss können Sie direkt zum Abschnitt für Ihr Unternehmensmodell gehen.

Wir haben auch eine Liste zusammengestellt, in der die häufigsten Fachbegriffe der Branche und deren Definitionen beschrieben werden. Wenn Sie also in diesem Leitfaden auf Begriffe stoßen, die Ihnen nicht bekannt sind, können Sie unser Glossar.

Grundlagen zu Zahlungen

Bevor wir in die Details der Zahlungen für verschiedene Geschäftsmodelle einsteigen, ist es hilfreich, sich ein übergeordnetes Verständnis über die Funktionsweise von Zahlungen zu verschaffen: Wie Geld von Kund/innen zu Ihrem Unternehmen fließt, wie Banken diese Zahlungen durchführen und welche Kosten in diesem System anfallen. Durch die Kenntnis dieser grundlegenden Bausteine von Online-Zahlungen verstehen Sie die Feinheiten der Einrichtung Ihres Zahlungssystems für Ihr eigenes Geschäftsmodell besser.

Workflow bei Online-Zahlungen

An jeder Online-Transaktion sind vier Hauptakteure beteiligt:

1. Karteninhaber/in: Die Person, die die Kreditkarte besitzt

2. Händler/innen: Die/der Unternehmensinhaber/in

3. Acquirer: Eine Bank, die die Kreditkartenzahlungen im Namen des Händlers verarbeitet und die Zahlung durch das Netzwerk der Kartenaussteller (wie etwa Visa oder Mastercard) an die ausstellende Bank weiterleitet. Bisweilen gehen Acquirer auch Partnerschaften mit Drittanbietern ein, um Zahlungen zu verarbeiten.

4. Ausstellende Bank: Die Bank, die den Kredit einräumt und Verbraucher/innen im Namen der Kartenaussteller Karten anbietet.

Um Online-Kartenzahlungen anzunehmen, müssen Sie mit jedem dieser Akteur/innen zusammenarbeiten (entweder über einen einzigen Zahlungsdienstleister oder durch die Entwicklung Ihrer eigenen Integrationen).

Zunächst müssen Sie ein Geschäftsbankkonto einrichten und eine Verknüpfung mit einem Acquirer oder Zahlungsanbieter herstellen. Acquirer und Verarbeiter leiten die Zahlungen von Ihrer Website an die Kartenaussteller wie Visa oder Mastercard weiter. Je nach Konfiguration kann für Sie ein separater Acquirer (oft die Bank, die die Beziehung mit den Kartenausstellern pflegt) und ein Verarbeiter (der mit dem Acquirer zusammenarbeitet, um Zahlungen abzuwickeln) zuständig sein. Alternativ besteht nur eine einzige Beziehung zu einem Anbieter, der beide Dienste abdeckt.

Um Zahlungsdaten sicher zu erfassen, benötigen Sie gegebenenfalls auch ein Gateway, mit dem Sie die Daten ordnungsgemäß absichern können. Gateways nutzen häufig Tokenisierung zur Anonymisierung der Zahlungsdaten und zur Speicherung von sensiblen Daten außerhalb Ihres Systems, was Ihnen hilft, die branchenweiten Sicherheitsrichtlinien einzuhalten, die PCI-Standards.

Ein einziger Anbieter kann sowohl Gateway-, Verarbeitungs- und Acquiring-Dienste anbieten. Das ist hilfreich für die Optimierung Ihrer Online-Zahlungen. Bisweilen entwickelt ein solcher Zahlungsanbieter direkte Integrationen zu den Kartenausstellern, wodurch die Abhängigkeit von Dritten verringert wird.

Wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren, verschlüsselt das Gateway die Daten sicher, sendet sie an den Acquirer und dann weiter an die Kartenaussteller. Die Kartenaussteller kommunizieren dann mit der ausstellenden Bank, die entweder die Zahlung bestätigt oder ablehnt (Bankregeln oder Regulierungsauflagen erfordern bisweilen zusätzliche Kartenauthentifizierungen wie 3D Secure, bevor eine Zahlung akzeptiert wird). Die ausstellende Bank sendet die Nachricht zurück an das Gateway oder den Acquirer, damit Sie der/m Kund/in die Zahlung bestätigen können (z. B. durch Anzeige einer Meldung auf Ihrer Website mit dem Inhalt „Zahlung angenommen“ oder „Zahlung abgelehnt“).

Im Folgenden wird der Online-Zahlungsworkflow für einmalige Zahlungen in USD in den USA beschrieben. Wenn Sie international expandieren möchten, sollten Sie eine Partnerbank finden und eine lokale Geschäftsbeziehung aufbauen. Wenn Sie ein neues Produkt einführen und beispielsweise Kund/innen regelmäßig wiederkehrende Zahlungen berechnen möchten, müssen Sie nicht nur die Kreditkartennummer akzeptieren, sondern auch korrekt in bestimmten Zeitintervallen Zahlungen anweisen und einziehen. Sie benötigen dann auch eine Logik zur Umsetzung verschiedener Preismodelle, müssen sich mit dem Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen auseinandersetzen, Vorabzuteilungen verwalten, wenn Kund/innen ihre Abonnementmodelle ändern und vieles mehr.

Kosten bei Online-Zahlungen

Für jede Transaktion, die über dieses Vier-Akteure-System verarbeitet wird, fällt eine Reihe an Gebühren an. Visa, Mastercard und andere Kartenaussteller erheben diese Gebühren und sie werden als Austausch oder Plangebühren bezeichnet.

Austauschgebühren stellen gewöhnlich den Großteil der bei jeder Transaktion anfallenden Kosten dar. Diesen Betrag erhält die ausstellende Bank, da sie den Großteil des Risikos übernimmt, indem Sie Kredit gewährt oder der Kundin/dem Kunden Bankdienstleistungen bietet.

Kartenorganisationsgebühren werden durch die Kartenaussteller selbst erhoben und umfassen etwa zusätzliche Autorisierungsgebühren und grenzüberschreitende Transaktionsgebühren. Außerdem werden bisweilen für Rückerstattungen und andere Ausstellerdienste Gebühren erhoben.

Insgesamt bilden diese Gebühren die Netzwerkkosten. Diese können je nach Kartentyp, Transaktionsort, Kanal (persönlich oder online) und Merchant Category Code (MCC) variieren. So fallen beispielsweise für eine Transaktion mit einer Kreditkarte mit Bonusprogramm höhere Netzwerkkosten an, als bei einer gewöhnlichen Kreditkarte, da Banken diese Gebühren oft nutzen, um diese Belohnungsprogramme gegenzufinanzieren.

Das sollten Unternehmen bei Online-Zahlungen beachten

In diesem Abschnitt geht es um drei wichtige Fragestellungen für Unternehmen, die Zahlungen annehmen: Wie können Sie mithilfe von Online-Zahlungen Ihre Konversion steigern, wie können Sie mit den richtigen Zahlungsmethoden Ihren Kundenstamm erweitern und wie können Sie Ihre Steuer-Compliance vereinfachen, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren können.

Online-Zahlungen – die Details

Jede Transaktion lässt sich in die drei Schritte Bezahlvorgang, Betrugsschutz und Netzwerkakzeptanz unterteilen. Von Konversion kann erst dann die Rede sein, wenn die jeweilige Transaktion zum Abschluss gebracht wurde.

Auf jeder Stufe des Trichters kann sich die Anzahl der potenziellen Kund/innen schrittweise verringern. Wenn Sie einen langen und komplizierten Bezahlvorgang haben, wird ein Teil der Kund/innen abwandern. Wenn Sie dann noch Betrug und durchschnittliche Transaktionsakzeptanzquoten einrechnen, schrumpft diese Basis weiter.

Es ist wichtig, die Interaktionen zwischen diesen Schritten zu verstehen, wenn Sie den gesamten Trichter optimieren wollen. Das gilt ganz besonders für Unternehmen, die für Bezahlvorgang, Betrugsprävention und Ausstellerakzeptanz verschiedene Teams einsetzen, die jeweils ihre eigenen Kennzahlen optimieren möchten. Wenn sich das Bezahlvorgangs-Team beispielsweise nur auf die Verringerung der Quote der Warenkorbabbrüche konzentriert, fragt es gegebenenfalls weniger Kundendaten ab, um Reibungspunkte zu minimieren. Das kann aber wiederum zu höherem Betrugsaufkommen führen, weil Sie Daten wie vollständige Rechnungsadresse und Postleitzahl eventuell nicht immer erfassen, um die Transaktion zu überprüfen.

Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen Überblick über den Trichter von Online-Zahlungen und zeigen Ihnen bewährte Verfahren auf, damit Sie Ihre Konversionsrate steigern können.

Die beste Gestaltung für das Bezahlformular

Der Trichter für Online-Zahlungen beginnt beim Bezahlvorgang, bei dem Kund/innen ihre Zahlungsdaten eingeben, um Waren oder Dienstleistungen zu kaufen. An diesem Punkt sollten Sie genügend Daten erfassen, um verifizieren zu können, ob der Kunde/die Kundin wirklich ist, für wen er/sie sich ausgibt. Dabei müssen Sie gleichzeitig allzu lästige Hürden im Bezahlvorgang vermeiden - weil dadurch Kund/innen endgültig zum Abbruch der Bestellung gebracht werden können.

Ist Ihr Formular für den Bezahlvorgang zu kompliziert, riskieren Sie Umsatzverluste bei den eigentlich wahrscheinlichsten Käufer/innen - Kund/innen mit Waren im Einkaufskorb und der starken Absicht, etwas zu kaufen. Tatsächlich brechen 87 % der Kund/innen ihren Kauf ab, wenn der Bezahlvorgang zu schwierig ist.

Um die Abschlussquote beim Bezahlvorgang zu steigern, sollten Sie zunächst Ihren Bezahlvorgang aus Kundensicht durchgehen und Problemstellen identifizieren, die zum Abbruch führen könnten. Achten Sie darauf, wie lange die Website braucht, um zu laden, wie viele Felder Ihr Formular aufweist und ob Ihr Bezahlvorgang automatisch ausgefüllte Felder unterstützt.

Die besten Formulare in einem Bezahlvorgang passen sich dem Kundenerlebnis an. So ist es beispielsweise ein bewährtes Verfahren responsive Bezahlformulare anzubieten, die ihre Größe automatisch an die kleineren Bildschirme von Mobilgeräten anpassen und ein Zifferneingabefeld anzeigen, wenn Kund/innen ihre Kartendaten eingeben sollen. Auch die Unterstützung von Digital Wallets wie Apple Pay oder Google Pay sollten Sie in Erwägung ziehen, um manuelle Dateneingabe möglichst zu umgehen.

Wenn Sie international expandieren möchten, muss Ihr Bezahlformular auf die Anforderungen Ihres jeweiligen Zielmarkts abgestimmt sein. Kund/innen die Bezahlung in ihrer lokalen Währung zu ermöglichen ist nur der erste Schritt, sie müssen auch lokale Zahlungsmethoden unterstützen, um ein möglichst relevantes Angebot zu bieten. Beispielsweise bevorzugt mehr als die Hälfte der Kund/innen in den Niederlanden die Zahlung per iDEAL, einer Zahlungsmethode, bei der das Geld vom Bankkonto der/s Kund/in direkt an das Unternehmen überwiesen wird.

Die Kartennummer gibt außerdem einen Hinweis darauf, wo sich der Kunde/die Kundin geografisch befindet, sodass Sie die Formularfelder dynamisch anpassen können, um die richtigen Daten für jedes Land zu erfassen. Wenn Ihr Formular beispielsweise eine Karte aus dem Vereinigten Königreich erkennt, sollten Sie ein Feld zur Erfassung der Postcodes hinzufügen. Erkennt das Formular eine amerikanische Karte, ändern Sie das Feld entsprechend auf das Format der US-Postleitzahlen.

Risikomanagement online

Der nächste Schritt besteht darin, bei Transaktionen das Betrugsrisiko zu bewerten. Bei den meisten illegitimen Zahlungen sind Betrüger am Werk, die durch die Verwendung gestohlener Karten und Kartennummern vorgeben, legitime Kund/innen zu sein.

Wenn beispielsweise ein/e betrügerische/r Akteur/in mittels einer gestohlenen Kreditkartennummer, die nicht gemeldet wurde, einen Kauf auf Ihrer Website tätigt, würde die Zahlung möglicherweise erfolgreich durchgeführt. Wenn der/die Karteninhaber/in dann den betrügerischen Einsatz der Karten feststellt, würde sie oder er die Zahlung bei seiner oder ihrer Bank anfechten, indem er/sie eine Rückbuchung veranlasst. Sie können der Rückbuchung dann zwar widersprechen und Belege zur Gültigkeit der Zahlung einreichen, die Kartenaussteller bevorzugen aber bei den meisten Anfechtungen den Kunden/die Kundin. Verliert Ihr Unternehmen eine Anfechtung, verlieren Sie den ursprünglichen Zahlungsbetrag. Sie als Unternehmensinhaber/in müssen dann auch für die Rückbuchungsgebühr aufkommen, also für die Kosten, die der Bank durch die Rückbuchung der Zahlung entstehen.

Auch wenn Rückbuchungen zum Online-Zahlungsverkehr dazugehören, ist die Vermeidung solcher Vorgänge immer noch die beste Art, damit umzugehen. Dazu gibt es zwei wesentliche Ansätze: regelbasierte Logik und maschinelles Lernen.

Die regelbasierte Betrugserkennung funktioniert nach dem Prinzip „wenn x passiert, dann wird y durchgeführt“ und durch Betrugsanalyst/innen kontinuierlich durchgeführt. Beispielsweise können etwa alle Transaktionen aus einem bestimmten Land, einer IP-Adresse oder über einem bestimmten Dollarbetrag abgelehnt werden. Da diese Logik allerdings auf strengen Regeln basiert, werden verborgene Muster dabei nicht erkannt. Außerdem findet über die festgelegten Parameter hinaus auch keine auf Datenanalyse basierende Anpassung an sich verändernde Betrugstrends statt. Folglich hinken Analyst/innen oft immer hinterher - sie erstellen manuell neue Regeln, nachdem ein Betrug festgestellt wurde, anstatt proaktiv gegen Betrug vorzugehen.

Die Betrugsprävention auf Grundlage des maschinellen Lernens dagegen nutzt Transaktionsdaten, um Algorithmen zu trainieren, die lernen und sich anpassen. Einige Modelle für maschinelles Lernen imitieren dabei das Verhalten menschlicher Beobachter/innen, während andere durch Millionen von Datensätzen trainiert werden. Diese Modelle lernen, wie zwischen legitimen und potenziell betrügerischen Transaktionen unterschieden werden kann. Einige dieser Modelle können sich sogar selbst trainieren, wodurch sie besser skalierbar und effizienter sind als eine regelbasierte Logik.

Nehmen wir beispielsweise an, ein Kunde/eine Kundin mit normalem Browsing-Verhalten und einer verdächtigen IP-Adresse möchte etwas von Ihrer Website kaufen. Maschinelles Lernen entscheidet dann, wie diese beiden Signale gewichtet werden sollen. Sollte die Transaktion allein aufgrund der IP-Adresse abgelehnt werden? Ein regelbasiertes System blockt dann eventuell alle Transaktionen von diesem Standort, während maschinelles Lernen zwischen guten und schädlichen Transaktionen unterscheiden können sollte, weil es den Standort neben allen verfügbaren anderen Informationen berücksichtigt, um die Wahrscheinlichkeit zu berechnen, dass die Zahlung zu einer Rückbuchung führen würde.

Die Kombination dieser beiden Ansätze – regelbasierte Logik und Betrugsprävention auf Basis von maschinellem Lernen – kann eine leistungsfähige und individuell anpassbare Lösung darstellen. So können Sie die Kapazitäten von maschinellem Lernen einsetzen, aber gleichzeitig Ihren Ansatz anpassen und eine Logik integrieren, die nur auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Als Beispiel: Sie legen für einen Teil Ihrer Nutzer/innen spezielle Regeln auf Grundlage des Risikoniveaus und der gekauften Artikel fest.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden Betrugserkennung mit maschinellem Lernen.

Verbesserung der Netzwerkakzeptanz

Der letzte Schritt im Trichter von Online-Zahlungen ist die Kartennetzwerkakzeptanz: die erfolgreiche Zahlungsabwicklung der ausstellenden Bank.

Wenn Kund/innen einen Kauf tätigen, wird eine Zahlungsanfrage an die ausstellende Bank gesendet. Auf Grundlage verschiedener Faktoren, wie z. B. dem für Kund/innen verfügbaren Guthaben, dem Formatieren von Transaktions-Metadaten oder auch Systemausfällen nimmt die ausstellende Bank die Anfrage entweder an oder lehnt diese ab. Je höher Ihre Akzeptanzrate ist, desto mehr Transaktionen haben Sie erfolgreich abgewickelt.

Sie können unnötig abgelehnte Zahlungen vermeiden, indem Sie zusätzliche Daten erfassen oder Details wie die CVC-Ziffer, die Rechnungsadresse oder die Postleitzahl während des Bezahlvorgangs abfragen. Durch diese Informationen erhält die ausstellende Bank zusätzliche Transaktionsdetails, wodurch sich die Akzeptanzwahrscheinlichkeit für legitime Transaktionen erhöht.

Globale Zahlungsmethoden

Karten sind die beliebteste Zahlungsmethode für Online-Käufe in den USA. Außerhalb der USA bevorzugen jedoch 40 % aller Verbraucher/innen andere Zahlungsmethoden, so etwa Banküberweisungen und Digital Wallets wie Alipay, WeChat Pay oder Apple Pay. Bieten Sie Ihren Kund/innen weltweit also ihre bevorzugten Zahlungsmethoden an und steigern Sie so Ihre Verkaufschancen.

Um Ihr globales Umsatzpotenzial bestmöglich wahrnehmen zu können, müssen Sie die Zahlungsmethoden anbieten, die in den Ländern, in denen Sie tätig sind, am meisten genutzt werden. Dabei sind die fünf folgenden besonders relevant:

1. Mit Kreditkarten leihen sich Kund/innen zunächst Geld von einer Bank und zahlen dieses dann entweder jeden Monat vollständig oder zeitlich versetzt mit Zinsen zurück. Bei einer Zahlung per Debitkarte hingegen wird kein Kreditrahmen genutzt, sondern Geld direkt vom Girokonto abgebucht.

2. Digital Wallets wie Apple Pay und Google Pay ermöglichen es Kund/innen, elektronisch für Produkte und Dienstleistungen zu bezahlen, indem sie dort eine Karte oder ein Bankkonto hinterlegen. Mit Digital Wallets können Geldmittel zudem auch direkt in der App aufbewahrt werden.

3. Über Kontobelastungen und Überweisungen kann Geld direkt einem Kundenkonto entnommen werden. Kontobelastungen erfassen die Bankinformationen Ihrer Kund/innen, damit Gelder von ihren Konten eingezogen werden können (z. B. per ACH in den USA). Bei Überweisungen werden Verbindungen zu Kundenbankkonten hergestellt und das Geld wird Ihnen direkt gesendet. Zahlungsmethoden wie Giropay in Deutschland und iDEAL in den Niederlanden ermöglichen Überweisungen, sehen aber eher wie Digital Wallets aus.

4. Jetzt kaufen, später zahlen ist eine immer beliebtere Variante. Hierbei handelt es sich um eine sofortige Finanzierung für Online-Zahlungen, die in der Regel über einen bestimmten Zeitraum zu festen Raten zurückgezahlt wird. Afterpay, Klarna und Affirm sind einige Beispiele für diese Option.

5. Bargeldbasierte Zahlungsmethoden von Unternehmen wie OXXO und Boleto ermöglichen Online-Einkäufe ohne Bankkonto. Dabei kommt es im ersten Moment noch nicht direkt zu einer Zahlung für ein Produkt oder eine Dienstleistung, sondern zur Ausstellung eines Belegs mit einer Transaktionsreferenznummer, der gescannt werden kann. Dieser Beleg kann dann an einem Geldautomaten, bei einer Bank oder einem Ladengeschäft vorgelegt und die Zahlung mit Bargeld beglichen werden. Sobald die Referenznummer für die Barzahlung mit dem tatsächlichen Kauf abgeglichen wurde, erfolgt die Zahlung an das Unternehmen und das Produkt kann versendet werden.

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Leitfaden zu Zahlungsmethoden.

Umsatz- und Verkaufssteuer vereinfachen

Internetunternehmen müssen in über 130 Ländern und in den meisten US-Bundesstaaten indirekte Steuern erheben. Die Einhaltung der Konformität kann dabei eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen skaliert. Die Steuerbestimmungen und -sätze ändern sich ständig und variieren je nachdem, was und wo Sie verkaufen. Wenn Sie diese Vielschichtigkeit ignorieren, riskieren Sie, zusätzlich zu den nicht eingezogenen Steuern auch noch Strafen und Zinsen zahlen zu müssen.

Für indirekte Steuern sind weltweit unterschiedliche Bezeichnungen gebräuchlich. In den USA werden sie als „sales tax“ (Verkaufssteuer) bezeichnet. In Europa heißen sie Mehrwertsteuer, in Australien und Kanada „goods and services tax“ (GST) und in Japan Verbrauchssteuer. Die Verfahren der Steuererhebung unterscheiden sich ebenfalls, dienen aber stets demselben Zweck: Der/die Endkunde/Endkundin bezahlt die Steuer.

Die Steuerbehandlung hängt davon ab, ob Sie ein physisches oder digitales Produkt verkaufen. Die Steuerbehandlung physischer Waren hängt vom Ursprungs- und Bestimmungsort und der Produkteinordnung durch die zuständigen Steuerbehörden ab. Diese unterscheidet sich von Stadt zu Stadt, Bundesstaat zu Bundesstaat und Land zu Land. Auch digitale Produkte (wie Online-Kurse oder Mitgliedschaften auf Websites) können komplex sein. In den USA besteuern 40 Bundesstaaten digitale Waren. In der EU sind digitale Produkte steuerpflichtig, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen.

Unabhängig davon, was Sie verkaufen, sollten Sie folgende Fragen beantworten, um Vorschriften zu Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und GST einzuhalten:

• Wo und zu welchem Zeitpunkt bin ich zur Steuererhebung verpflichtet?
• Wo melde ich den Steuereinzug an?
• Welcher Steuersatz gilt für die einzelnen Produkte und Dienstleistungen?
• Wie laufen Steuererklärung und -abführung ab?

Weitere Informationen zu diesen Vorschriften finden Sie in unseren FAQs:

• Leitfaden zum Thema Umsatzsteuer
• Verkaufssteuer in den USA und der steuerliche Anknüpfungspunkt
• Introduction to EU VAT & VAT OSS (auf Englisch)

Für Online-Einzelhändler

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie zusätzlich zu Ihrer Website oder mobilen App Waren persönlich im Einzelhandelsgeschäft verkaufen möchten.

Einzelhändler, die als reine Online-Anbieter begonnen haben, expandieren immer erfolgreicher auch in die echte Welt, indem sie physische Geschäfte eröffnen. Angesichts der Tatsache, dass 90 % aller Einkäufe immer noch persönlich stattfinden, schaffen digitale Unternehmen dadurch auch neue Umsatzquellen.

Die Herausforderung liegt aber darin, die Daten aus Ihren Online-Zahlungen und den persönlichen Zahlungen zu vereinheitlichen. Kund/innen haben die Erwartung, mit Ihrem Unternehmen auf dieselbe Art über verschiedene Kanäle hinweg zu kommunizieren und dementsprechend muss auch die Kaufabwicklung für sie konsistent und Ihrer Marke entsprechend ablaufen. So kann es sein, dass Ihre Nutzer/innen beispielsweise Rabattcodes und Werbeaktionen erwarten, die sie sowohl online als auch persönlich für Käufe nutzen können.

Zwei wichtige Dinge, die Sie im Blick haben sollten, wenn Sie Ihr Online-Unternehmen auch für die Unterstützung vom Verkauf in Geschäften aufstellen möchten:

1. Setzen Sie bestehende Infrastruktur effizient ein

Einzelhändler müssen oft zwei separate Zahlungsdienstleister einrichten: einen für Online- und einen für persönliche Einkäufe. Das erfordert zwei Integrationen und zwei separate Konten, sodass sich der Arbeitsaufwand für den Beginn des Geschäftsbetriebs verdoppelt, den Abgleich der Finanzen erschwert und oft zur Speicherung der Kundendaten in separaten Datensilos je Konto führt.

Stattdessen sollten Sie sicherstellen, dass Ihre bestehende Zahlungsinfrastruktur - die sie für Ihre Online-Zahlungen bereits eingerichtet haben - weiter nutzen können, statt einen neuen Anbieter ins Boot zu holen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern vereinfachen auch Ihr Berichtswesen und Sie schaffen eine einheitlichere Kundenerfahrung.

So entsteht eine nahtlose Zahlungserfahrung, ganz gleich, ob Ihre Kund/innen mit dem Smartphone bezahlen oder in Ihren Laden kommen. Ihre Kund/innen können zum Beispiel persönlich ein Abonnement abschließen, das anschließend online weitergeführt wird. Die Zahlungsmethode, die im Ladengeschäft verwendet wurde, wird dann in deren Online-Profil gespeichert, wo Kund/innen dann ihre Daten aktualisieren oder das Abonnementintervall ändern können.

2. Unterstützen Sie Chipkarten und Digital Wallets

Magnetstreifenkarten erhöhen das Risiko für Unternehmen, weil betrügerische Akteur/innen diese einfach kopieren können und Sie daher zusätzliche Maßnahmen zur Verschlüsselung der Zahlungsdaten von Kund/innen einrichten müssen. Aus diesem Grund haben sich EMV-Chipkarten als globaler Standard seit Jahrzehnten etabliert - sie sind sicherer und schützen Unternehmen vor Haftung in Betrugsfällen.

2015 begann in den USA die Umstellung auf Chipkarten und sie werden heute für den Großteil aller Kreditkartentransaktionen eingesetzt. Allerdings setzen manche Geschäfte weiterhin ältere Kartenlesegeräte ein, die nur Magnetstreifenkarten unterstützen. Bei der Abwägung, welche Hardware Sie für persönliche Zahlungen nutzen möchten, sollten Sie auf modernere Kartenlesegeräte setzen, mit denen Sie Chipkarten annehmen können.

Sie sollten auch in Betracht ziehen, für persönliche Transaktionen Digital Wallets wie Apple Pay und Google Pay zu unterstützen. Wie bei Chipkarten werden dabei die Zahlungsdaten verschlüsselt und Sie minimieren Ihr Haftungsrisiko im Zusammenhang mit betrügerischen Transaktionen. Digital Wallets verbessern außerdem die Zahlungserfahrung, weil sie Transaktionen für Ihre Kund/innen bequemer und nahtloser machen.

Für SaaS- und Abonnement-Modelle

Dieser Abschnitt ist für Sie besonders interessant, wenn Sie von Ihren Kund/innen regelmäßige Zahlungen erhalten oder gespeicherte Zahlungsinformationen verwenden.

Wiederkehrende Umsätze sind relativ kompliziertes Terrain, was die Initiierung und Einholung von Zahlungen und die Einbindung unterschiedlicher Tarifoptionen betrifft. Denn Sie müssen die Zahlungsdaten Ihrer Kund/innen nicht nur speichern, sondern die Zahlungen genau zum richtigen Zeitpunkt veranlassen.

Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können Ihr eigenes Zahlungssystem einrichten oder sich für eine kostenpflichtige Software entscheiden. In jedem Fall müssen Sie darauf achten, dass Ihr Abrechnungssystem Bestellungen sowohl von Ihrer Internetseite als auch von Mobilgeräten aus empfangen kann. Außerdem müssen Sie den Kund/innen den korrekten Preis berechnen (Flatrate bzw. Tarifstufe) und die Zahlung über die kundenseitig bevorzugte Zahlungsmethode einholen. Und schließlich benötigen Sie auch eine Möglichkeit, wichtige Daten zu Ihrem wiederkehrenden Geschäft zu erfassen, etwa zu den Themen Kundenabwanderung, den monatlichen Umsätzen und anderen Kennzahlen. Alternativ können Sie auch eine Integration mit Ihrem CRM- oder Abrechnungssystem durchführen.

Bei der Entscheidung, ob Sie eine eigene Software entwickeln oder ein bestehendes Angebot nutzen möchten, sollten Sie stets die Opportunitätskosten im Hinterkopf behalten. Überlegen Sie also genau, welchen technischen Aufwand die Entwicklung und Pflege Ihrer Abrechnungssoftware im Verhältnis zu Ihren übrigen geschäftlichen Aufwendungen bedeutet.

Hier finden Sie einige Empfehlungen für SaaS- und Abonnementzahlungen:

1. Gestalten Sie Ihre Abonnement-Optionen flexibel.

Zeit- und preisbasierte Regeln entscheiden darüber, welche Gebühren Ihren Kund/innen in einem vorgegebenen zeitlichen Intervall berechnet werden. Wenn Sie nur ein Produkt anbieten und Ihre Tarifstruktur eher übersichtlich ist (z. B. 25 Euro/Monat für ein Software-Abo), gestaltet sich die Einrichtung in Ihrem System recht unkompliziert, da der Betrag jeden Monat identisch ist.

Mit der Zeit nehmen Sie aber vielleicht neue Produkte ins Programm oder führen Aktionen durch. Dann müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Abonnementmechanismus mit Ihrem Wachstum Schritt halten und mit verschiedenen Tarifmodellen (Flatrate, nutzer- oder nutzungsspezifische Tarife, Freemium, kostenlose Testversionen) umgehen kann. Weiter möchten Sie unter Umständen auch Pakete oder Rabatte anbieten.

Ihre Abonnementlogik muss also flexibel genug sein, um Tarifwechsel Ihrer Kund/innen jederzeit umsetzen zu können. Möchte jemand etwa mitten im Monat in einen günstigeren Tarif wechseln, müssen Sie die Kosten anteilig verrechnen und sicherstellen, dass den Kund/innen immer genau der richtige Betrag berechnet wird.

2. Behalten Sie die Abrechnungsanforderungen im Blick.

Bei großen Beträgen und Einmalzahlungen möchten die meisten Kund/innen eine Rechnung. Dies kommt bei SaaS-Unternehmen, die in anderen Branchen als ihre Kund/innen tätig sind, relativ häufig vor.

Deshalb sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen. Sollen alle dieselben Posten aufweisen? Oder benötigen Sie ganz individuelle Varianten? Je nachdem, in welchen Ländern Sie tätig sind, müssen Sie auch unterschiedliche Rechnungsanforderungen beachten. So müssen Sie Ihre Rechnungen unter Umständen fortlaufend nummerieren oder bestimmte Kennungen für verschiedene Kund/innen bzw. Konten verwenden.

Zudem müssen Sie sie noch an Ihre Kund/innen übermitteln. Hier lohnt die Überlegung, ob Sie Ihre Rechnungen lieber per E-Mail verschicken möchten oder ob Ihre Abrechnungssoftware diesen Prozess für Sie automatisch erledigen kann.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Rechnungsstellung.

3. Abwanderung verhindern

Bei vielen SaaS- und Abonnement-Anbietern kommt es zu ungewollter Kundenabwanderung. Etwa dann, wenn Kund/innen für ein Produkt zahlen möchten, die Zahlung jedoch aufgrund abgelaufener Karten, nicht ausreichender Kreditlimits oder veralteter Karteninformationen fehlschlägt. So werden 9 % aller Abonnement-Rechnungen aufgrund von ungewollter Kundenabwanderung beim ersten Versuch abgelehnt.

Verzeichnen Sie nur eine Handvoll fehlgeschlagener Zahlungen pro Monat, können Sie die betroffenen Kund/innen problemlos einzeln anrufen oder per E-Mail kontaktieren und sie auffordern, eine andere Zahlungsmethode zu verwenden oder ihre Zahlungsdaten zu aktualisieren. Wenn Ihr Unternehmen aber stark wächst und Sie Hunderte fehlgeschlagener Zahlungen bearbeiten müssen, ist diese Herangehensweise nicht möglich.

Eine skalierbare Möglichkeit für die Kundenkommunikation hingegen sind automatisierte Hinweise zu fehlgeschlagenen Zahlungen via E-Mail.

Außerdem können Sie versuchen, die Zahlungen direkt zu wiederholen. Viele Unternehmen wiederholen fehlgeschlagene Transaktionen nach einem festen Schema, beispielsweise alle sieben Tage (ein als "Dunning" bezeichneter Vorgang). Probieren Sie unterschiedliche Taktungen aus, um herauszufinden, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Alternativ suchen Sie sich einen Zahlungsdienstleister, der diesen Dunning-Prozess automatisiert und es Ihnen ermöglicht, ihn an Ihre Kund/innen anzupassen.

Für Plattformen und Marktplätze

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie eine Softwareplattform sind und anderen Unternehmen die Annahme von Zahlungen direkt von ihren Kund/innen ermöglichen (wie bei Shopify) oder wenn Sie ein Marktplatz sind, also Zahlungen von Kund/innen einziehen und dann Verkäufer/innen und Dienstleister/innen auszahlen (wie bei Lyft).

Plattformen und Marktplätze unterliegen den komplexesten Zahlungsanforderungen, weil sie Geld im Namen von Verkäufer/innen oder Dienstleister/innen annehmen und an diese Auszahlungen durchführen. Dementsprechend sind viele einzigartige Überlegungen anzustellen, etwa die Einbindung einer Identitätsverifizierung der Verkäufer/innen, die rechtlich einwandfreie Organisation der Geldübertragung, die Erhebung einer Dienstgebühr für jede Zahlung und gegebenenfalls die Einreichung von 1099-Formularen bei der IRS.

Allerdings verleiht Ihnen die Bereitstellung einer Zahlungsfunktionalität für Ihre Kund/innen, für Ihre Plattform oder Ihren Marktplatz ein Alleinstellungsmerkmal und einen Mehrwert für Ihre Verkäufer/innen oder Dienstleister/innen. Sie helfen diesen, ihre Unternehmen schneller zu starten, ohne dass diese sich mit langwierigen Händlerregistrierungsanträgen oder der Programmierung für die Zahlungsannahme auseinandersetzen müssen.

Traditionell erforderte die Bereitstellung von Zahlungsfunktionen eine Lizenzierung und die Registrierung und Aufrechterhaltung des Status als Zahlungsverarbeiter bei den Kartenausstellern (wie Visa oder Mastercard). Da Sie dabei als Kontrollinstanz über Geldflüsse zwischen Käufer/innen und Verkäufer/innen angesehen werden, gelten seitens der Kartenaussteller strenge Auflagen. Der Prozess kann Monate dauern (manchmal Jahre) und Millionen von Dollar an Vorauskosten und laufenden Kosten bedeuten.

Heute bestehen allerdings verschiedene Optionen für Plattformen und Marktplätze, speziell angepasste Zahlungskapazitäten für ihre Kund/innen bereitzustellen und aus Zahlungen Umsätze zu generieren, ohne sich selbst als Zahlungsverarbeiter registrieren zu müssen.

Über diese beiden Kapazitäten sollten Sie sich Gedanken machen, wenn Sie Zahlungen für Ihre Plattform oder Ihren Marktplatz bereitstellen möchten:

1. Nutzer während des Onboardings verifizieren

Bevor Sie im Namen Ihrer Verkäufer/innen oder Unternehmen Zahlungen annehmen, müssen Sie sie in Ihr Zahlungssystem aufnehmen und ihre Identität verifizieren. Dieser Schritt ist aufgrund strenger Gesetze und Auflagen kompliziert, darunter Know Your Customer (KYC)-Gesetze und Sanktionsüberwachungspflichten, für die im Falle von Zuwiderhandlungen Strafen und Strafzahlungen anfallen können. Zusätzlich zu den Regierungsauflagen, die sich von Land zu Land unterscheiden, haben die Kartenaussteller, also auch Visa und Mastercard, ihre eigenen Datenerfassungsregelungen, die regelmäßig aktualisiert werden.

Diese Datenanforderungen mit der Benutzerfreundlichkeit in Einklang zu bringen ist eine Herausforderung. Einerseits möchten Sie so viele Daten wie möglich erfassen (vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, letzte vier Stellen der Sozialversicherungsnummer in den USA, Telefonnummer und Anschrift), damit Ihre Plattform nicht für unlautere Zwecke wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht wird. Auch müssen Sie Strafen von den Regulierungsbehörden und Finanzpartnern vermeiden.

Andererseits möchten Sie benutzerfreundlicher als Ihre Wettbewerber sein. Das umfasst ein reibungsloses Onboarding, was nicht immer mit den detaillierten Datenerfassungsanforderungen vereinbar ist.

Um solche Hürden zu vermeiden, sollten Sie Daten phasenweise erheben und Ihren Nutzer/innen Felder bieten, die sich automatisch vervollständigen, wo immer dies möglich ist. Sie könnten beispielsweise erst nach den Steuerdaten Ihrer Verkäufer/innen oder Dienstleister/innen fragen, wenn diese den IRS-Meldegrenzwert überschreiten. Außerdem können Sie Felder wie rechtsgültiger Name und Anschrift vorausfüllen, sofern Sie diese Daten bereits erfasst haben.

2. Bieten Sie verschiedene Geldübertragungswege an

Die Auszahlung Ihrer Nutzer/innen umfasst mehr als nur die Übertragung von Geld von A nach B. Sie müssen in der Lage sein, Dienstgebühren zu erheben, Gelder zwischen Verkäufer/innen aufzuteilen und umzuleiten und die Kontrolle über den Zeitpunkt von Auszahlungen an das Bankkonto des Verkäufers/der Verkäuferin behalten.

Nehmen wir einmal an, Sie betreiben eine E-Commerce-Plattform und ein Kunde/eine Kundin kauft etwas bei einem Verkäufer/einer Verkäuferin im Wert von 50 USD. Sie müssen sich über drei Akteur/innen Gedanken machen: Ihre Plattform, Ihre Verkäufer/innen oder Dienstleister/innen und deren Käufer/innen oder Endnutzer/innen. Bevor Sie den Verkäufer bzw. die Verkäuferin bezahlen, müssen Sie Ihre Plattformgebühr berechnen. Außerdem müssen Sie festlegen, wann und wie Sie den verbliebenen Betrag an Ihren Verkäufer/Ihre Verkäuferin übertragen. Übertragen Sie das Geld unverzüglich nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen oder aggregieren Sie die Gelder und zahlen wöchentlich aus? Haben Sie die korrekten Bankdaten zur Verfügung, um die Zahlung anzuweisen?

Sie müssen ebenfalls sicherstellen, dass Sie das Geld in rechtssicherer Form übertragen. Beispielsweise erfordern 46 Staaten in den USA eigene Lizenzen für Geldübertragung im Namen von Dritten. In Europa erfordern PSD2-Gesetze Lizenzen für Zahlungsvermittler. Wenn Sie von einer Regulierungsbehörde als Zahlungsüberträger oder Zahlungsvermittler eingestuft werden, jedoch keine entsprechende Lizenz besitzen, besteht das Risiko von Strafzahlungen oder sogar das einer angeordneten Schließung.

Je nach Geschäftsmodell sollten Sie verschiedene Geldübertragungswege unterstützen können, wie beispielsweise:

• One-to-one: Ein Kunde/ eine Kundin muss bezahlen und ein/e Empfänger/in wird ausbezahlt (z. B. ein Car-Sharing-Dienst).
• One-to-many: Eine Transaktion wird zwischen mehreren Verkäufer/innen oder Empfänger/innen aufgeteilt (z. B. ein Einzelhandelsmarktplatz, bei dem ein Kunde/eine Kundin einen "Warenkorb" mit Artikeln von verschiedenen Online-Shops kauft).
• Geldaufbewahrung: Eine Plattform nimmt Gelder von Kund/innen an und bewahrt diese auf, bevor sie sie an die Empfänger/innen auszahlt (z. B. eine Ticket-Plattform, die die Empfänger/innen erst nach Stattfinden der Veranstaltung ausbezahlt).
• Kontoeinzug: Eine Plattform tätigt eine Abbuchung oder eine Transaktionsumkehr, um Gelder von seinen Verkäufer/innen oder Dienstleister/innen einzuziehen (z. B. eine E-Commerce-Plattform, die eine monatliche Lagerungsgebühr von seinen Geschäftskund/innen einzieht).
• Abonnements: Eine Plattform ermöglicht es ihren Verkäufer/innen, eine wiederkehrende Gebühr von Kund/innen einzuziehen (z. B. eine SaaS-Plattform, die gemeinnützigen Organisationen wiederkehrende Spenden ermöglicht).

Weiterführende Informationen

Mit diesem Leitfaden haben Sie nun einen soliden Überblick über das Thema Online-Zahlungen und ihre Einrichtung gewonnen.

Er ist die erste Ausgabe einer ganzen Serie, in der wir die Grundlagen von Online-Zahlungen behandeln. In den nächsten Ausgaben geht es um weitere wichtige Aspekte wie persönliche und regelmäßige Zahlungen sowie komplexere Themen wie Ablehnungen und Zahlungsmanagement.

In der Zwischenzeit finden Sie hier zudem weitere Inhalte zum Thema:

Für alle Unternehmen, die Zahlungen annehmen

• Ein Leitfaden zu Zahlungsmethoden
• Ein Leitfaden für PCI-Compliance
• Eine Einführung in das maschinelle Lernen zur Betrugserkennung
• 3D Secure 2: A new authentication standard (auf Englisch)
• How to manage fraudulent transactions (auf Englisch)

Online-Händler/innen

• Wie Sie Stripe Terminal verwenden, um persönliche Zahlungen zu akzeptieren
• Eine Einführung in "Jetzt kaufen, später bezahlen"

SaaS-Unternehmen

• Ein Leitfaden zur Rechnungsstellung
• Eine Einführung in die wiederkehrende Abrechnung
• So erstellen und berechnen Sie ein Abonnement mit Stripe
• SaaS-Modelle im Überblick – So bauen Sie ein erfolgreiches SaaS-Unternehmen auf
• SCA best practices for recurring revenue businesses (auf Englisch)

Plattformen und Marktplätze

• Erfahren Sie, wie Sie mit Stripe Zahlungen zwischen mehreren Parteien handhaben
• Wie sich PSD2 auf Marktplätze und Plattformen auswirkt
• A guide to payment facilitation for platforms and marketplaces (auf Englisch)
• Eine Einführung in das Risikomanagement für Software-Plattformen

Glossar zum Thema

In diesem Glossar finden Sie Definitionen zu gängigen Branchenbegriffen.

Acquirer (Händlerbank)

Acquirer, auch als Acquiring-Banken bezeichnet, verarbeiten im Auftrag von Händler/innen Kredit- und Debitkartenzahlungen und leiten diese über das jeweilige Kartennetzwerk an die Ausgabebank weiter.

Banküberweisungen

Eine Kontobelastung, bei der Sie die Bankdaten Ihrer Kund/innen erfassen und ihr Konto belasten; umfasst auch Banküberweisungen, die Sie von Kundenkonten empfangen.

Karteninhaber/in

Besitzer/in einer Kredit- oder Debitkarte.

Kartennetzwerke

Kartennetzwerke verarbeiten Transaktionen zwischen Händler/innen und Ausgabebanken und kontrollieren, wo Kreditkarten angenommen werden können. Außerdem legen sie die Netzwerkgebühren fest. Beispiele sind Visa, Mastercard, Discover und American Express.

Rückbuchung

Zu einer Rückbuchung (auch als angefochtene Zahlung bezeichnet) kommt es, wenn eine Zahlung von dem/der Karteninhaber/in beim Kartenaussteller angefochten wird. Bei Rückbuchungen liegt die Beweislast bei dem/der Händler/in, der/die nachweisen muss, dass es sich bei dem/der Käufer/in um den/die rechtmäßige/n Karteninhaber/in handelt und diese/r die Transaktion autorisiert hat.

Rückbuchungsgebühren

Von dem/der Händler/in zu tragende Gebühren für die Rückabwicklung einer Kartenzahlung durch die Acquirer-Bank.

Digital Wallets

Mit Digital Wallets können Verbraucher/innen Produkte und Dienstleistungen über eine verknüpfte Karte bzw. ein Bankkonto bezahlen oder ihre App direkt mit Guthaben aufladen. Beispiele sind Apple Pay, Google Pay, Alipay und WeChat Pay.

Zahlungsanfechtungen

Siehe Eintrag "Rückbuchung".

Vier-Parteien-System

Bezeichnet die vier an der Zahlungsabwicklung beteiligten Akteur/innen: Karteninhaber/in, Händler/in, Acquirer und Ausgabebank.

Betrug

Eine falsche oder gesetzeswidrige Transaktion. Die meisten Betrugsfälle beruhen auf gestohlenen Kartennummern oder Kontodaten, die dann für nicht autorisierte Transaktionen genutzt werden.

Interchange

An die Ausgabebank für die Verarbeitung einer Kartenzahlung zu entrichtende Gebühr.

Ausgabebank

Bank, die Verbraucher/innen Kredite gewährt und Debitkarten an sie ausgibt.

Händlerkategoriecode (MCC = Merchant Category Code)

Eine vierstellige Zahl zur Kategorisierung von Unternehmen anhand seiner angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen.

Netzwerkakzeptanz

Der Anteil der Transaktionen, die von der Ausgabebank akzeptiert bzw. abgelehnt werden. Eine Ablehnung kann durch veraltete Angaben, Betrugsverdacht oder Limitüberschreitungen verursacht werden.

Netzwerkkosten

Die Summe aus Interbankenentgelten und Kartennetzgebühren.

Zahlungsvermittler

Per se benötigen Plattformen und Marktplätze für Zahlungsfunktionen eine Zulassung als Zahlungsvermittler bei den Kartennetzwerken, da sie in dieser Rolle den Geldfluss zwischen Käufer/innen und Verkäufer/innen kontrollieren. Doch inzwischen können viele Plattformen und Marktplätze Zahlungsfunktionen über Partner auch ohne eine solche Zulassung als Zahlungsvermittler anbieten.

Zahlungs-Gateway

Software, die Kreditkartendaten auf dem Händlerserver verschlüsselt und an den Acquirer übermittelt. Gateway-Anbieter und Acquirer sind oft ein und dasselbe Unternehmen.

Zahlungsmethode

Das Verfahren, das Verbraucher/innen zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen nutzen. Beispiele für Zahlungsmethoden sind Banküberweisungen, Lastschriftverfahren und Digital Wallets.

Zahlungsabwickler

Der Zahlungsanbieter ermöglicht die Kreditkartentransaktionen, indem er Zahlungsdaten an Zwischenhändler/innen, Ausgabebank und Acquirer übermittelt. Der Zahlungsanbieter erhält die Zahlungsdaten dabei meist von einem Zahlungs-Gateway.

PCI Data Security Standards (PCI DSS)

Datensicherheitsstandard für alle Akteur/innen, die an der Speicherung, Verarbeitung oder Übermittlung von Kartendaten und/oder sensiblen Authentifizierungsdaten beteiligt sind.

Kartennetzgebühren

Die vom Kartennetzwerk berechneten Gebühren. Dabei können je nach Transaktion mehrere Kartennetzgebühren etwa für Autorisierung und Bearbeitung anfallen.