Die IVW-geprüften Auflagenzahlen sind die zentrale Bezugsgröße für objektive Vergleiche in der Werbeträgerleistung periodisch erscheinender Presseerzeugnisse. Zugleich ermöglichen die Daten eine aktuelle Einschätzung der Entwicklung eines Werbeträgers, da diese von der IVW unmittelbar nach Abschluss eines Quartals erhoben und dem Markt zur Verfügung gestellt werden.
Entsprechend den "Richtlinien für die IVW-Auflagenkontrolle" müssen die Verlage spätestens 14 Tage nach Quartalsende die Auflagenzahlen ihrer angeschlossenen Titel übermittelt haben; die Einzelmeldungen werden dann erfasst und dem Markt zeitnah zur Verfügung gestellt, sodass etwa drei Wochen nach Quartalsende die Auflagenzahlen der einzelnen Titel über das Internetangebot der IVW zur Verfügung gestellt werden. Zeitgleich wird eine pdf-Datei der neuen Auflagenliste mit den gemeldeten Quartalsauflagen zum Download bereitgestellt.
Die Verlage melden grundsätzlich Durchschnittsauflagen pro Ausgabe für das jeweilige Quartal. Sie werden errechnet aus der Summe der Auflagen aller im abgelaufenen Vierteljahr erschienenen Ausgaben, die dann durch die Zahl der Ausgaben des Titels pro Quartal dividiert wird. Damit wird ein Vergleich der einzelnen Werbeträger unabhängig von ihren Erscheinungsweisen gewährleistet.
Seit 2003 können die Verlage auf freiwilliger Basis zusätzlich auch die Auflagen der elektronischen Ausgaben ihrer Presseerzeugnisse, so genannte ePaper, melden. Diese Auflagenzahlen werden mit der Auflage der gedruckten Ausgabe und dem Hinweis "davon ePaper" ausgewiesen.