Die Meldungen müssen bis 12.00 Uhr am Dienstag der vierten Woche nach Angebotsende einer Titelgruppe für dieselben Heftnummern bei der IVW vorliegen. Die Titelgruppen werden nach Erscheinungsweisen gebildet.
Die verbindlichen Termine werden in einem Meldeplan für ein Jahr im Voraus veröffentlicht (jeweils im Dezember) in den Datei-Formaten Excel und CSV. Die Verlage sind verpflichtet, der IVW dann regelmäßig ihre Meldungen ohne weitere Aufforderung zu übermitteln.
Die Datenübermittlung erfolgt über die Internet-Plattform https://heft.ivw.eu.