Unternehmen erwarten nun erhöhte Dokumentationspflichten. Sie müssen in der Lage sein, die Rechtmäßigkeit ihrer Datenverarbeitungs-Tätigkeiten jederzeit nachzuweisen. So muss in einem sogenannten Verfahrensverzeichnis jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sein, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit welche Daten erhoben wurden. Dieses Verzeichnis ist nicht öffentlich, muss aber auf Verlangen der Datenschutzbehörden vorgelegt werden.
Geschieht dies nicht oder fehlen wichtige Belege, drohen saftige Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Zusätzlich sind bestimmte Unternehmen dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu stellen, dieser kann ein interner Mitarbeiter des Unternehmens sein oder ein speziell dafür engagierter Rechtsanwalt. Um zu prüfen, ob eine Website oder ein Webshop DSGVO-konform ist, gibt es einige Hilfsangebote.
Besonders das Vorgehen beim E-Mail-Marketing musste seit der DSGVO überdacht werden, denn es muss die eindeutige Aufzeichnung der Zustimmung des Kunden vorliegen, die man am einfachsten und rechtssicher durch das Double-Opt-in-Verfahren erlangt. Ist dies (vor allem bei bereits bestehenden Mailinglisten) nicht der Fall, so ist das Unternehmen verpflichtet, eine neue und ausdrückliche Erlaubnis vom Kunden einzuholen, bevor weiterhin Marketing-Kampagnen per E-Mail versendet werden dürfen, was zum Schrumpfen vieler Datenbanken besonders in kleineren Unternehmen führt.
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