Стаття на тему: «Порядок здійснення нотаріусами як суб’єктами первинного фінансового моніторингу ідентифікації, верифікації та вивчення клієнта (представника клієнта). Зберігання документів, що стосуються ділових відносин (проведення фінансової операції) з клієнтом»

Ураховуючи зміст норм Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» (далі – Закон), виконання обов'язків спеціально визначених суб'єктів первинного фінансового моніторингу  забезпечується у разі, якщо вони задіяні у фінансовій операції для свого клієнта щодо:

купівлі-продажу нерухомості;

управління активами клієнта;

управління банківським рахунком або рахунком у цінних паперах;

залучення коштів для утворення юридичних осіб, забезпечення їх діяльності та управління ними;

утворення юридичних осіб, забезпечення їх діяльності чи управління ними, а також купівлі-продажу юридичних осіб (корпоративних прав) (частина перша статті 8 Закону).

Одним із обов’язків нотаріусів як суб’єктів первинного фінансового моніторингу є здійснення ідентифікації, верифікації клієнта (представника клієнта), вивчення клієнта та уточнення інформації про клієнта у випадках, встановлених законом (пункт 2 частини другої статті 6 Закону).

Умовно виконання зазначеного обов’язку можна поділити на такі етапи:

І етап – здійснення ідентифікації клієнта (представника клієнта).

Скажімо, до нотаріуса звернулись особи (в розумінні Закону – клієнти) з метою посвідчення правочину щодо купівлі-продажу житлового будинку.

Нотаріус як суб’єкт первинного фінансового моніторингу зобов’язаний ідентифікувати зазначених осіб, тобто отримати від клієнтів (представників клієнтів) ідентифікаційні дані.

Статтею 1 Закону передбачено, що ідентифікаційні дані – це відомості щодо особи.

Перелік відомостей для проведення ідентифікації встановлений статтею 9 Закону.

Зазначені відомості встановлюються на підставі поданих клієнтом (представником клієнта) офіційних документів або засвідчених в установленому порядку їх копій.

ІІ етап – проведення верифікації клієнта, тобто діяльність Суб'єкта, яка пов’язана з встановленням (підтвердженням) Суб'єктом відповідності особи клієнта (представника клієнта) у його присутності отриманим від нього ідентифікаційним даним.

Довідково:

Верифікація (франц. verificaftion — встановлення справжності, перевірка істинності).

Верифіка́ція (пізньолат. verificatia — підтвердження; лат. verus — істинний, facio — роблю) — доказ того, що вірогідний факт або твердження є істинним.

Верифікація  проводиться виключно на підставі поданих офіційних  документів та можлива лише за присутності тієї особи, яка безпосередньо звернулася до Суб’єкта.

ІІІ етап – вивчення клієнта – це процес отримання Суб'єктом під час ідентифікації та/або в процесі обслуговування клієнта інформації щодо:

фінансового стану клієнта та змісту його діяльності;

проведення оцінки фінансового стану клієнта;

визначення належності клієнта або особи, яка діє від його імені, до національних або іноземних публічних діячів, діячів, що виконують політичні функції в міжнародних організаціях, або пов'язаних з ними осіб;

з'ясування місця проживання клієнта або місця його перебування чи місця тимчасового перебування в Україні (усіх даних щодо адреси місця проживання (перебування): назва країни, регіону (області), району, міста (села, селища), вулиці (провулку), номера будівлі (корпусу), номера квартири).

Порядок отримання зазначеної інформації Законом не передбачений.

У зв’язку з цим Суб’єкт при вивченні клієнта самостійно приймає рішення, яким шляхом отримувати інформацію від клієнта (представника клієнта).

Як приклад, пропонується декілька варіантів отримання Суб’єктом інформації:

1)Суб’єкт пропонує клієнту письмово надати заяву, в якій він повідомляє про свій фінансовий стан та зміст діяльності, належність до публічних діячів та іншої інформації, встановленої Законом;

2)Суб’єкт пропонує клієнту заповнити запитальник, тощо, в якому передбачити питання (розділи, пункти тощо), необхідні для з’ясування інформації, встановленої Законом.

Суб’єкт може запропонувати інші шляхи (варіанти) для отримання інформації про клієнта під час його вивчення.

Отже, обов’язковою вимогою є здійснення Суб'єктом ідентифікації та верифікації клієнта на підставі документів.

Інформація, необхідна для вивчення клієнта, встановлюється Суб'єктом на підставі офіційних документів та/або інформації, одержаної від клієнта (представника клієнта) та засвідченої ним.

Інформація, необхідна для вивчення клієнта, встановлюється Суб'єктом  також з інших джерел, якщо така інформація є публічною (відкритою).

Оформлення результатів проведення ідентифікації, верифікації та вивчення клієнта

При проведенні ідентифікації, верифікації та вивченні клієнта Суб’єкт складає анкету. Анкета є внутрішнім документом Суб’єкта, який заповнюється і підписується Суб’єктом.

Анкета має містити всю необхідну інформацію для подання до Держфінмоніторингу в установлених законодавством випадках повідомлення про фінансову операцію (пункт 26 Положення про здійснення фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Міністерство юстиції України, затвердженого наказом Мінʼюсту  від 18.06.2015 № 999/5, зареєстрованим у Мінʼюсті  22.06.2015  за № 735/27180).

Зберігання документів  щодо ідентифікації та вивчення клієнта, уточнення інформації про клієнта та інших документів, що стосуються ділових відносин (проведення фінансової операції) з клієнтом

Законом встановлено, що документи щодо ідентифікації та верифікації осіб, які є учасниками фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу, а також усі документи, які стосуються ділових відносин з клієнтом, зберігаються Суб’єктом не менше п’яти років після завершення ділових відносин з клієнтом, а вся документація про проведення такої фінансової операції – не менше п’яти  років після її завершення.

Згідно з Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, копії документів щодо ідентифікації, верифікації та вивчення клієнтів формуються у справу 02-48 та  зберігаються 5 років.

При цьому зазначаємо, що копії документів, на підставі яких нотаріусом здійснюється ідентифікація та верифікація осіб залежно від проведеного нотаріусом правочину, обов’язково зберігаються у справах:

02-01 «Договори відчуження житлових будинків та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;

02-02 «Договори відчуження земельних ділянок та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;

02-03 «Договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;

02-04 «Договори відчуження іншого нерухомого майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались»;

02-10 «Інші договори (засновницькі договори, установчі акти, договори відчуження рухомого майна, оренди, позики, управління майном тощо).

Строк зберігання таких документів становить 75 років.

Таким чином, до справи 02-48 нотаріусом підшивається анкета, сформована за  результатами здійснення ідентифікації, верифікації та вивчення клієнта, та документи, які не долучено до справ 02-01, 02-02, 02-03, 02-04,  02-10.