Научно-справочный аппарат

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимозаменяемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Система научно-справочного аппарата (НСА архива) включает в себя обязательные для ведения в архиве архивные справочники (описи дел, документов; путеводители, систематические каталоги) и дополнительные архивные справочники (указатели; обзоры).

Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Путеводитель (архивный справочник, содержащий сведений об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Указатели (архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров) подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Научно-справочный аппарат ЦА МО РФ состоит из справочников на традиционных носителях и электронного научно-справочного аппарата.

Система научно-справочного аппарата к архивным документам Центрального архива Министерства обороны Российской Федерации состоит из:

• справочников других архивов и межархивных справочников;
• общеархивных справочников ЦА МО РФ и его филиалов;
• справочников филиалов ЦА МО РФ;
• справочников отделов и архивохранилищ ЦА МО РФ.