Как настроить разрешения для совместного доступа к документам
Администратор G Suite устанавливает правила предоставления доступа к файлам на Google Диске для пользователей за пределами организации, а также задает настройки доступа по умолчанию для новых документов, таблиц, презентаций и карт.
Обратите внимание, что в этой статье термин "файлы" относится ко всем документам, таблицам и презентациям Google, а также к папкам на Диске.
Как заблокировать доступ к документам для пользователей вне организации- Войдите в Консоль администратора Google.
- Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. Как найти эти настройки?
Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…
В противном случае настройки будут применены ко всей организации.
-
Под заголовком Доступ для пользователей за пределами домена выберите ВЫКЛ.
Сотрудники не смогут разрешать пользователям вне организации просматривать, комментировать и редактировать файлы.Обратите внимание, что пользователи всегда могут отправлять и получать файлы, прикрепленные к сообщениям электронной почты. Указанный параметр предназначен только для управления доступом к документам на Google Диске. -
Необязательно. Установите флажок Разрешить пользователям в организационном подразделении получение файлов от пользователей за пределами домена.
После этого пользователи смогут просматривать документы, созданные за пределами организации, однако у них не будет права открывать доступ посторонним.Если вы не установите этот флажок, пользователям будет запрещено открывать файлы, размещенные вне вашего домена, в том числе документы из других доменов, опубликованные в Интернете.
Эта функция доступна в пакетах G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits.
Вы можете разрешить пользователям открывать доступ только для определенных внешних доменов G Suite (например, для партнеров, поставщиков или дочерних компаний).
Для этого выполните следующие действия:
- Войдите в Консоль администратора Google.
-
Чтобы настроить список доверенных доменов G Suite, нажмите Домены > Белый список доменов.
В белый список можно добавить только домен G Suite. К другим внешним доменам эта настройка неприменима. Обратите внимание, что субдомены и псевдонимы не добавляются автоматически вместе с доменом. Подробнее…
- В консоли администратора нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. Как найти эти настройки?
- На панели слева выберите нужное организационное подразделение.
- Под заголовком Доступ для пользователей за пределами домена выберите ВКЛ – Белый список доменов.
Сотрудники в указанном подразделении смогут открывать доступ пользователям внешних доменов из белого списка для просмотра, комментирования и редактирования документов, а также получать файлы, отправленные из таких доменов. Кроме того, после входа в аккаунт пользователям доменов из белого списка будут доступны формы, в настройках которых установлен флажок "Запрашивать данные пользователя в домене для доступа к форме". -
При необходимости задайте следующие параметры:
- Предупреждать о предоставлении доступа к файлам, принадлежащим пользователям в организационном подразделении, для пользователей в доменах из белого списка
Сотрудники должны будут подтверждать, что пользователям во внешних доверенных доменах можно работать с файлами. Этот параметр позволяет избежать случайного предоставления доступа к конфиденциальным документам. -
Разрешить пользователям в организации получать файлы от пользователей из доменов не из белого списка
Сотрудники получат право просматривать файлы, созданные за пределами организации, но смогут предоставлять доступ только пользователям в доменах из белого списка.Если этот флажок не установлен, пользователи не могут открывать файлы, размещенные вне вашего домена или доменов из белого списка, в том числе документы из других доменов, опубликованные в Интернете.
- Предупреждать о предоставлении доступа к файлам, принадлежащим пользователям в организационном подразделении, для пользователей в доменах из белого списка
- Войдите в Консоль администратора Google.
- Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. Как найти эти настройки?
Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…
В противном случае настройки будут применены ко всей организации.
-
Рядом с вариантом Доступ для пользователей за пределами домена выберите ВКЛ.
Сотрудники смогут разрешать пользователям вне организации просматривать, комментировать и редактировать файлы. -
При необходимости задайте следующие параметры:
-
Предупреждать о предоставлении доступа к файлам, принадлежащим пользователям в организационном подразделении, для пользователей за пределами домена
Пользователи должны будут подтверждать, что людям вне организации можно работать с файлами. Этот параметр позволяет избежать случайного предоставления доступа к конфиденциальным документам. Функция включена по умолчанию. -
Разрешить всем в организации отправлять приглашения пользователям, которые не принадлежат к домену и не используют аккаунт Google
Пользователи смогут отправлять приглашения людям, чей адрес электронной почты не зарегистрирован в Google. Кроме того, сотрудникам будет разрешено использовать списки рассылок, созданные вне Google Групп. Если этот параметр не выбран, пользователям запрещено предоставлять доступ людям вне организации, чей адрес электронной почты не зарегистрирован в Google (в том числе с помощью списков рассылки). Однако им и Google Группам можно разрешить работать с файлами в пределах домена.Важно! Если получатели приглашения перешлют его другим пользователям, новые адресаты также смогут просматривать эти документы. Приглашения действительны в течение 14 дней.
Если вы задали этот параметр, вам нужно указать, потребуется ли пользователям, у которых есть приглашение, войти в аккаунт Google, чтобы открыть файл. Для этого выберите один из следующих вариантов:
-
Предоставлять доступ к файлу внешним пользователям, только если они вошли в аккаунт Google.
Если вы отправите приглашение пользователям, не зарегистрированным в Google, для просмотра файла им все равно потребуется войти в аккаунт Google (кроме случаев, когда доступ предоставлен всем, у кого есть ссылка). Это относится и к пользователям из списков рассылки, созданных вне Google Групп.При выборе данного варианта пользователи, открывшие документ, будут перечислены в поле общего доступа. При необходимости в нем можно отменить доступ.
Если у получателя нет аккаунта Google, его нужно будет создать.
Для аккаунта Google необязательно использовать адрес Gmail или G Suite. Аккаунт Google – это единая система входа, позволяющая получить доступ к продуктам Google, в том числе к Google Документам, Таблицам и Презентациям. С аккаунтом можно связать любой адрес электронной почты. Чтобы получатель зарегистрировался в Google, отправьте ему эту ссылку: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail. -
Разрешить доступ к файлу внешним пользователям без входа в аккаунт Google.
Пользователи, получившие приглашение, смогут открывать файл в режиме предварительного просмотра без входа в аккаунт Google, а также пересылать приглашение другим людям.
Этот параметр применим только к файлам. Предварительный просмотр папок на Диске без входа в аккаунт Google невозможен.Пользователи, которые просматривают документ без аккаунта Google, не указываются в поле общего доступа (раздел "Расширенные", пункт Совместный доступ).
Чтобы оставлять комментарии или редактировать файл, приглашенным пользователям потребуется войти в аккаунт Google (кроме случаев, когда доступ предоставлен всем, у кого есть ссылка, или всем в Интернете – подробнее об этих настройках читайте ниже).
-
-
Разрешить пользователям в организационном подразделении публиковать файлы в Интернете или делать их видимыми для любых пользователей либо для тех, у кого есть ссылка
Пользователи смогут публиковать документы или делать их видимыми для всех в Интернете (любой человек сможет найти и открыть файл) либо для тех, у кого есть ссылка (документ не будет отображаться в результатах поиска, но будет доступен всем обладателям ссылки на него).Пользователи смогут выбирать уровень доступа всем в Интернете, а также публиковать документы, таблицы и презентации с помощью команды Файл > Опубликовать в Интернете. Подробнее…
Если этот флажок не установлен, приглашать сторонних соавторов для доступа к документам онлайн необходимо по отдельности.
Этот параметр недоступен администраторам бесплатной версии G Suite. Все пользователи данной версии могут публиковать документы в Интернете.
-
- Войдите в Консоль администратора Google.
- Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. Как найти эти настройки?
Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…
В противном случае настройки будут применены ко всей организации.
-
Выберите настройки доступа по ссылке для документов, созданных пользователями.
Этот параметр позволяет определить, кто может находить и просматривать документы. Пользователям разрешено изменять настройку по умолчанию для отдельного файла. Однако они не могут делать документы доступными за пределами организации, если это запрещено администратором.
-
ОТКЛЮЧЕН
Доступ к документу открыт только владельцу и пользователям, непосредственно указанным в его настройках. -
ВКЛЮЧЕН – пользователи в домене, у которых есть ссылка
Доступ к документу открыт только сотрудникам организации, получившим ссылку. Эту настройку можно сравнить с номером телефона, по которому могут позвонить только те, кому он известен.Документы, для которых установлен этот параметр, обычно не отображаются в результатах поиска. Их можно увидеть, только если ссылки на них содержатся в других файлах, доступных для поиска.
-
ВКЛЮЧЕН – пользователи в домене
Документы, созданные внутри организации, доступны для поиска и просмотра всем сотрудникам. При этом файлы добавляются на Диск пользователя только после того, как он их просмотрит или ему будет предоставлен прямой доступ.
-
Когда вы открываете доступ к файлу на Google Диске через G Suite (не в настройках Диска или редакторов Документов), специальный сервис проверяет, сможет ли адресат получить доступ к файлу. Если нет, вам будет предложено решить эту проблему.
Примеры:
- Gmail. Если вы добавляете в письмо ссылку на таблицу, к которой у адресата нет доступа, перед отправкой сообщения система предложит предоставить соответствующие права.
- Google Документы. Если вы делитесь комментарием с пользователем, у которого нет доступа к документу, перед публикацией вам будет предложено предоставить соответствующие права.
- Календарь. Если вы прикрепляете к мероприятию презентацию, к которой у участников нет доступа, система предложит предоставить соответствующие права.
Случаи, в которых сервис предлагает открыть доступ к файлам, определяются администратором. Чтобы изменить настройки, выполните следующие действия:
- Войдите в Консоль администратора Google.
- Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. Как найти эти настройки?
Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…
В противном случае настройки будут применены ко всей организации.
-
Выберите Проверка доступа и настройте параметры по умолчанию. При необходимости пользователи смогут установить один из следующих уровней доступа:
- Только для получателей, для пользователей домена или для всех (аккаунт Google не требуется).
Сотрудники смогут предоставить доступ только получателям, только пользователям из вашего домена или всем, у кого есть ссылка.
Если вы запретили доступ к файлам для пользователей вне организации или публикацию документов в Интернете, выбрать этот вариант будет нельзя. - Только для получателей или для пользователей домена.
Сотрудники смогут предоставить доступ к файлу только получателям или всем пользователям вашего домена, у которых есть ссылка. - Только для получателей.
Сотрудники смогут предоставить доступ к файлу только получателям, но не всем в организации или вне ее.
Пользователи видят только варианты, разрешенные правилами организации, в которой работает владелец документа (а не тот, кто предоставляет доступ к файлу). Если к сообщению или мероприятию Календаря прикреплено несколько файлов, пользователь увидит наименее строгий вариант, подходящий для всех документов (в соответствии с правилами, действующими в организации владельца файла).
- Только для получателей, для пользователей домена или для всех (аккаунт Google не требуется).
Примечания, касающиеся настроек доступа
-
В G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits настройки доступа к файлам наследуются от организационного подразделения их владельца. Если права на документ будут переданы сотруднику другого подразделения или туда перейдет сам владелец, станут применяться настройки доступа, установленные в этом подразделении.
Вы не можете обладать более широкими правами доступа к файлу, чем его владелец, даже если они установлены для вашего организационного подразделения.
- Изменения в настройках начнут действовать в организации или домене в течение 24 часов. В этот период могут применяться как старые, так и новые правила.
Если в организации используется несколько доменов, на совместный доступ накладываются определенные ограничения. Подробную информацию об этом можно найти в этой статье.