Как настроить разрешения для совместного доступа к документам

1. Войдите в Консоль администратора Google.
2. Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. ^{Как найти эти настройки?}

3. Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…

   В противном случае настройки будут применены ко всей организации.

4. Под заголовком Доступ для пользователей за пределами домена выберите ВЫКЛ.
   Сотрудники не смогут разрешать пользователям вне организации просматривать, комментировать и редактировать файлы.

   Обратите внимание, что пользователи всегда могут отправлять и получать файлы, прикрепленные к сообщениям электронной почты. Указанный параметр предназначен только для управления доступом к документам на Google Диске.

5. Необязательно. Установите флажок Разрешить пользователям в организационном подразделении получение файлов от пользователей за пределами домена.
   После этого пользователи смогут просматривать документы, созданные за пределами организации, однако у них не будет права открывать доступ посторонним.

   Если вы не установите этот флажок, пользователям будет запрещено открывать файлы, размещенные вне вашего домена, в том числе документы из других доменов, опубликованные в Интернете.

Эта функция доступна в пакетах G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits.

Вы можете разрешить пользователям открывать доступ только для определенных внешних доменов G Suite (например, для партнеров, поставщиков или дочерних компаний).

Для этого выполните следующие действия:

1. Войдите в Консоль администратора Google.

2. Чтобы настроить список доверенных доменов G Suite, нажмите Домены > Белый список доменов.

   В белый список можно добавить только домен G Suite. К другим внешним доменам эта настройка неприменима. Обратите внимание, что субдомены и псевдонимы не добавляются автоматически вместе с доменом. Подробнее…

3. В консоли администратора нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. ^{Как найти эти настройки?}
4. На панели слева выберите нужное организационное подразделение.
5. Под заголовком Доступ для пользователей за пределами домена выберите ВКЛ – Белый список доменов.
   Сотрудники в указанном подразделении смогут открывать доступ пользователям внешних доменов из белого списка для просмотра, комментирования и редактирования документов, а также получать файлы, отправленные из таких доменов. Кроме того, после входа в аккаунт пользователям доменов из белого списка будут доступны формы, в настройках которых установлен флажок "Запрашивать данные пользователя в домене для доступа к форме".

6. При необходимости задайте следующие параметры:

   • Предупреждать о предоставлении доступа к файлам, принадлежащим пользователям в организационном подразделении, для пользователей в доменах из белого списка
     Сотрудники должны будут подтверждать, что пользователям во внешних доверенных доменах можно работать с файлами. Этот параметр позволяет избежать случайного предоставления доступа к конфиденциальным документам.

   • Разрешить пользователям в организации получать файлы от пользователей из доменов не из белого списка
     Сотрудники получат право просматривать файлы, созданные за пределами организации, но смогут предоставлять доступ только пользователям в доменах из белого списка.

     Если этот флажок не установлен, пользователи не могут открывать файлы, размещенные вне вашего домена или доменов из белого списка, в том числе документы из других доменов, опубликованные в Интернете.

1. Войдите в Консоль администратора Google.
2. Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. ^{Как найти эти настройки?}

3. Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…

   В противном случае настройки будут применены ко всей организации.

4. Рядом с вариантом Доступ для пользователей за пределами домена выберите ВКЛ.
   Сотрудники смогут разрешать пользователям вне организации просматривать, комментировать и редактировать файлы.

5. При необходимости задайте следующие параметры:

   • Предупреждать о предоставлении доступа к файлам, принадлежащим пользователям в организационном подразделении, для пользователей за пределами домена
     Пользователи должны будут подтверждать, что людям вне организации можно работать с файлами. Этот параметр позволяет избежать случайного предоставления доступа к конфиденциальным документам. Функция включена по умолчанию.

   • Разрешить всем в организации отправлять приглашения пользователям, которые не принадлежат к домену и не используют аккаунт Google
     Пользователи смогут отправлять приглашения людям, чей адрес электронной почты не зарегистрирован в Google. Кроме того, сотрудникам будет разрешено использовать списки рассылок, созданные вне Google Групп. Если этот параметр не выбран, пользователям запрещено предоставлять доступ людям вне организации, чей адрес электронной почты не зарегистрирован в Google (в том числе с помощью списков рассылки). Однако им и Google Группам можно разрешить работать с файлами в пределах домена.

     Важно! Если получатели приглашения перешлют его другим пользователям, новые адресаты также смогут просматривать эти документы. Приглашения действительны в течение 14 дней.

     Если вы задали этот параметр, вам нужно указать, потребуется ли пользователям, у которых есть приглашение, войти в аккаунт Google, чтобы открыть файл. Для этого выберите один из следующих вариантов:

     • Предоставлять доступ к файлу внешним пользователям, только если они вошли в аккаунт Google.
       Если вы отправите приглашение пользователям, не зарегистрированным в Google, для просмотра файла им все равно потребуется войти в аккаунт Google (кроме случаев, когда доступ предоставлен всем, у кого есть ссылка). Это относится и к пользователям из списков рассылки, созданных вне Google Групп.

       При выборе данного варианта пользователи, открывшие документ, будут перечислены в поле общего доступа. При необходимости в нем можно отменить доступ.

       Если у получателя нет аккаунта Google, его нужно будет создать.

       Для аккаунта Google необязательно использовать адрес Gmail или G Suite. Аккаунт Google – это единая система входа, позволяющая получить доступ к продуктам Google, в том числе к Google Документам, Таблицам и Презентациям. С аккаунтом можно связать любой адрес электронной почты. Чтобы получатель зарегистрировался в Google, отправьте ему эту ссылку: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.

     • Разрешить доступ к файлу внешним пользователям без входа в аккаунт Google.
       Пользователи, получившие приглашение, смогут открывать файл в режиме предварительного просмотра без входа в аккаунт Google, а также пересылать приглашение другим людям.
       
       Этот параметр применим только к файлам. Предварительный просмотр папок на Диске без входа в аккаунт Google невозможен.

       Пользователи, которые просматривают документ без аккаунта Google, не указываются в поле общего доступа (раздел "Расширенные", пункт Совместный доступ).

       Чтобы оставлять комментарии или редактировать файл, приглашенным пользователям потребуется войти в аккаунт Google (кроме случаев, когда доступ предоставлен всем, у кого есть ссылка, или всем в Интернете – подробнее об этих настройках читайте ниже).

   • Разрешить пользователям в организационном подразделении публиковать файлы в Интернете или делать их видимыми для любых пользователей либо для тех, у кого есть ссылка
     Пользователи смогут публиковать документы или делать их видимыми для всех в Интернете (любой человек сможет найти и открыть файл) либо для тех, у кого есть ссылка (документ не будет отображаться в результатах поиска, но будет доступен всем обладателям ссылки на него).

     Пользователи смогут выбирать уровень доступа всем в Интернете, а также публиковать документы, таблицы и презентации с помощью команды Файл > Опубликовать в Интернете. Подробнее…

     Если этот флажок не установлен, приглашать сторонних соавторов для доступа к документам онлайн необходимо по отдельности.

     Этот параметр недоступен администраторам бесплатной версии G Suite. Все пользователи данной версии могут публиковать документы в Интернете.

1. Войдите в Консоль администратора Google.
2. Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. ^{Как найти эти настройки?}

3. Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…

   В противном случае настройки будут применены ко всей организации.

4. Выберите настройки доступа по ссылке для документов, созданных пользователями.

   Этот параметр позволяет определить, кто может находить и просматривать документы. Пользователям разрешено изменять настройку по умолчанию для отдельного файла. Однако они не могут делать документы доступными за пределами организации, если это запрещено администратором.

   • ОТКЛЮЧЕН
     Доступ к документу открыт только владельцу и пользователям, непосредственно указанным в его настройках.

   • ВКЛЮЧЕН – пользователи в домене, у которых есть ссылка
     Доступ к документу открыт только сотрудникам организации, получившим ссылку. Эту настройку можно сравнить с номером телефона, по которому могут позвонить только те, кому он известен.

     Документы, для которых установлен этот параметр, обычно не отображаются в результатах поиска. Их можно увидеть, только если ссылки на них содержатся в других файлах, доступных для поиска.

   • ВКЛЮЧЕН – пользователи в домене
     Документы, созданные внутри организации, доступны для поиска и просмотра всем сотрудникам. При этом файлы добавляются на Диск пользователя только после того, как он их просмотрит или ему будет предоставлен прямой доступ.

Когда вы открываете доступ к файлу на Google Диске через G Suite (не в настройках Диска или редакторов Документов), специальный сервис проверяет, сможет ли адресат получить доступ к файлу. Если нет, вам будет предложено решить эту проблему.

Примеры:

• Gmail. Если вы добавляете в письмо ссылку на таблицу, к которой у адресата нет доступа, перед отправкой сообщения система предложит предоставить соответствующие права.
• Google Документы. Если вы делитесь комментарием с пользователем, у которого нет доступа к документу, перед публикацией вам будет предложено предоставить соответствующие права.
• Календарь. Если вы прикрепляете к мероприятию презентацию, к которой у участников нет доступа, система предложит предоставить соответствующие права.

Случаи, в которых сервис предлагает открыть доступ к файлам, определяются администратором. Чтобы изменить настройки, выполните следующие действия:

1. Войдите в Консоль администратора Google.
2. Нажмите Приложения > G Suite > Google Диск > Настройки совместного доступа. ^{Как найти эти настройки?}

3. Если вы используете G Suite Business, G Suite for Education или G Suite for Nonprofits, выберите нужное организационное подразделение. Подробнее о версиях G Suite…

   В противном случае настройки будут применены ко всей организации.

4. Выберите Проверка доступа и настройте параметры по умолчанию. При необходимости пользователи смогут установить один из следующих уровней доступа:

   • Только для получателей, для пользователей домена или для всех (аккаунт Google не требуется).
     Сотрудники смогут предоставить доступ только получателям, только пользователям из вашего домена или всем, у кого есть ссылка.
     
     Если вы запретили доступ к файлам для пользователей вне организации или публикацию документов в Интернете, выбрать этот вариант будет нельзя.
   • Только для получателей или для пользователей домена.
     Сотрудники смогут предоставить доступ к файлу только получателям или всем пользователям вашего домена, у которых есть ссылка.
   • Только для получателей.
     Сотрудники смогут предоставить доступ к файлу только получателям, но не всем в организации или вне ее.

   Пользователи видят только варианты, разрешенные правилами организации, в которой работает владелец документа (а не тот, кто предоставляет доступ к файлу). Если к сообщению или мероприятию Календаря прикреплено несколько файлов, пользователь увидит наименее строгий вариант, подходящий для всех документов (в соответствии с правилами, действующими в организации владельца файла).