Es gibt wenig, das bei Entscheidern so unbeliebt ist wie das Meeting. Nicht, weil es nicht wichtig ist, sich auszutauschen, sondern vielmehr, weil vor allem schlecht vorbereitete Meetings als krasse Zeitfresser gelten. Und das schlägt auch finanziell zu Buche.
Meetings sind ein Milliarden-Grab
Wirtschaftspsychologen haben 2014 im „European Journal of Work and Organizational Psychology“ beispielsweise eine Studie veröffentlicht, die zu dem Schluss kam, dass der US-Wirtschaft aufgrund unproduktiver Meetings etliche Milliarden US-Dollar pro Jahr verloren gehen. Auch die Gründe sind untersucht wurden. So heißt es, dass es unter anderem durch verspätete Kollegen zu langen Wartezeiten kommen kann, die das Meeting länger dauern lassen als eigentlich angesetzt. Oder aber dazu führen, dass eine Besprechung aufgrund des Zeitplans abgebrochen werden muss, obwohl noch Punkte offen sind.
Der Studie zufolge entstehen den Unternehmen und damit der US-Wirtschaft jährliche Opportunitätskosten in Höhe von 37 Milliarden US-Dollar. Auch deshalb beschäftigen sich vor allem Startup-Gründer mit der Frage, wie Besprechungen produktiver organisiert sein können. Sie können derartige Kosten oft am wenigsten kompensieren. Klare Regeln helfen dabei enorm um Meetings während der Arbeitszeit zu strukturieren. Dass sie nur in absoluten Ausnahmefällen gebrochen werden dürfen, muss gelebter Konsens in den Teams der Unternehmer sein. Mögliche Regeln, die zu beachten sind, könnten sein: 1. Nicht zu viele Meeting-Teilnehmer einladen, sondern nur diejenigen Kollegen, die zwingend anwesend sein müssen. 2. Vorbereitung ist alles! Und 3. sollte natürlich grundsätzlich die Anzahl der Meetings überdacht werden.
Produktive Meetings: Regeln und Methoden
Doch auch die Meeting-Methode sollte gut überlegt werden. Da reicht ein Blick ins Projektmanagement: Braucht es eine Kick-off Sitzung oder ist eine Retrospektive die bessere Alternative? Auch beim Thema des Mitarbeitergesprächs gibt es Unterschiede: Muss zum Beispiel ein Jahresgespräch mit dem Chef sein oder bringt eine Peer-Feedback-Runde unter den Kollegen mehr Nutzen? Nicht nur die klaren Regeln, sondern auch die Art und Weise, wie und worauf die Zusammenkunft ausgerichtet ist, tragen zum Erfolg bei und sparen nicht zuletzt Zeit und Geld.
Auf t3n.de beschäftigen sich unsere Autoren regelmäßig mit Tipps und Tricks, wie Meetings effektiver und effizienter gestaltet werden können. Häufig auch entlang eigener Erfahrungen. Im Verlauf dieser Seite findet ihr alle Artikel zum Thema.
