Utiliser des apps et logiciels… ou pas ? Quelques remarques sur Scrivener, Bépo, Asana, PomoDoneApp et d’autres pour organiser et rédiger son travail en histoire.
Que l’on soit en Licence, Master, Doctorat ou même enseignant-chercheur, nous sommes tous confrontés, à des degrés divers selon les moments, à la nécessité d’organiser notre temps, de trier nos idées, de monter des projets et, bien entendu, de rédiger des textes. Les moyens les plus simples et les plus analogiques sont parfois les meilleurs – cf. infra – mais rien n’empêche de mettre au banc d’essai quelques applications et logiciels qui peuvent aider ponctuellement à débloquer les choses ou devenir des outils précieux sur le long terme.
Il existe un nombre incommensurable d’outils en ligne ou téléchargeables, dont le but revendiqué est de faciliter le travail individuel, le travail en équipe, la créativité, la gestion du temps, etc. Certains sont des logiciels libres, d’autres sont propriétaires, gratuits ou payants. Certains peuvent être connectés entre eux et synchroniser leurs informations si on le souhaite. Je vous propose ici quelques idées qui pourront éventuellement apporter une aide à certains d’entre vous dans le cadre d’un cursus en sciences humaines. Elles concernent la gestion des tâches, du temps de travail et des échéances ; la mise en ordre des idées ; la frappe au clavier et la réalisation de projets de rédaction.
- Organiser son travail et ses échéances
La question de l’efficacité au travail, et particulièrement de l’efficacité – alors toute relative – dans un travail créatif ou intellectuel, est un puits sans fond qui fait les délices de ceux qui aiment à explorer les méandres pas toujours rationnels de nos perceptions et de nos comportements (tel Oliver Burkeman qui tient une chronique dans le Guardian). Si l’on sait que pour être efficace, il faut hiérarchiser ses priorités, la meilleure façon de trouver un équilibre entre l’urgence et le long terme, ou entre le travail et la vie personnelle n’est pas toujours celle que l’on croit (https://www.theguardian.com/lifeandstyle/2018/jul/27/oliver-burkeman-eisenhower-matrix-urgent-versus-important par exemple).
- Organiser les tâches et les échéances : Asana (et d’autres)
De nombreux programmes reposent sur l’idée qu’un travail plus efficace, qu’il soit collectif ou individuel, repose sur une meilleure gestion des tâches qui le composent. Avec ceux-ci, chaque projet peut être décomposé en tâches, chaque tâche en sous-tâches. Chaque tâche peut être attribuée à l’un des membres du groupe de travail, recevoir une deadline avec rappels par courriel, être annotée, faire l’objet de discussions entre membres du groupe. Un suivi général, qualitatif et quantitatif, des tâches et des projets peut être visualisé sous forme de calendriers et de graphiques. L’une des applications les plus utilisées pour cela est Asana, qui offre une bonne ergonomie et de nombreuses fonctionnalités – mais il en existe bien d’autres.
Ce type de programme sert à faire l’inventaire de toutes les choses que l’on a à faire, pour les trier et les classer, les sous-diviser en étapes, les annoter de toutes les informations utiles au fil du projet et enfin les cocher une à une, une fois réalisées, tout en gardant la possibilité de les archiver pour les consulter ultérieurement. Cela est particulièrement utile dans le cadre de l’organisation d’un colloque ou d’une journée d’études, mais cela peut aussi être appréciable lorsque l’on a de nombreuses échéances qui s’annoncent, par exemple dans le cadre de candidatures nécessitant le dépôt d’un dossier ou l’enregistrement en ligne à des dates précises, comportant chacune divers documents à soumettre.
De façon plus générale, il existe toutes sortes d’applications permettant de faire des listes de tâches à effectuer, comme RememberTheMilk, tourné vers la simplicité et la sobriété. Le phénomène a pris une telle ampleur que certaines se présentent délibérément comme des parodies du genre… C’est le cas de l’ultra-light NowDoThis qui se limite à la création d’une liste simple à effectuer dans l’ordre. Ces apps servent à garder des tâches en mémoire et peuvent servir à un usage ponctuel.
- Travailler plus efficacement : Pomodoro
Faire des listes est une chose, mais lorsque l’on en vient à la réalisation des tâches programmées, l’exécution peut faillir … Parfois par excès de zèle. Maintenir sa concentration lorsque l’on jongle entre plusieurs activités (enseignement donné ou reçu, tâches administratives, recherche …) ou, pire, lorsque l’on travaille en mono-activité à la rédaction d’un mémoire de recherches, peut se révéler difficile et passe en réalité par une réalisation simple : accepter de faire des pauses (https://www.theguardian.com/lifeandstyle/2017/jun/23/be-more-creative-schedule-break). C’est sur ce principe que repose l’une des nombreuses méthodes de découpage du temps de travail, la méthode Pomodoro, qui préconise le rythme suivant : découper son temps de travail en tranches de 25 minutes (un « pomodoro »), et alterner avec des pauses de 5 minutes, puis de 15-20 minutes tous les quatre « pomodoro ». On peut faire son marché d’innombrables minuteurs plus colorés et accessoirisés les uns que les autres pour chronométrer ces plages horaires (https://tomato-timer.com par exemple, mais il existe des pages web entières dédiées à la comparaison de ces applications et services en ligne). Généralement, la durée de ces plages peut être modifiée – il semblerait qu’un rythme alternant 50 minutes de travail et 15 minutes de pause soit également une solution efficace, tandis que d’autres ont testé la méthode consistant à découper son travail en tranches de 15 minutes intensives – peu adaptées à la rédaction d’articles ou de mémoires, évidemment, mais peut-être utiles pour d’autres types de tâches.
Sans nécessairement s’infliger en continu un rythme rigide et réglé comme du papier à musique, cette méthode permet parfois tout simplement de surmonter des périodes durant lesquelles on se trouve moins assidu ou moins organisé. Je trouve personnellement que cela permet parfois de résister à la tentation de travailler trop longtemps sans pause – un travers dans lequel il est facile de tomber, mais qui n’est pas nécessairement souhaitable, ni pour l’efficacité du travail, ni pour l’hygiène de vie … Inversement, cela motive pour travailler jusqu’à la fin de la tranche horaire et lutter contre la tentation de la distraction, si elle est présente : c’est pour cela que ce type d’application est particulièrement utile dans les moments où l’on est plus susceptibles d’être distraits.
Au-delà du simple timer, la méthode Pomodoro peut être associée à des listes de tâches : PomoDoneApp, par exemple, propose une interface agréable et simple qui permet de lier le minuteur à des tâches individuelles. L’intérêt de ce système, je trouve, est que l’on est ainsi incité à consacrer l’ensemble des 25 minutes à une même tâche : le multi-tasking est intrinsèquement dissuadé, ce qui permet de réapprendre à se concentrer sur une tâche unique, dans un métier qui offre tant de possibilités de passer sans cesse d’une tâche à l’autre.
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Des apps comme PomoDoneApp offrent souvent la possibilité d’être connectées et synchronisées avec d’autres apps et logiciels, tels qu’Asana, GoogleCalendar, etc. Ce n’est pas quelque chose que je souhaite moi-même expérimenter, mais la possibilité existe.
2. Mettre de l’ordre dans ses idées …
Lorsque je ressens le besoin d’organiser ponctuellement et de mettre au clair mes idées, j’utilise systématiquement des feuilles de brouillon et un Bic… Mais, dans certains cas, il peut être amusant d’essayer des méthodes en ligne. La première grande famille est celle des cartes mentales, et l’internet est plein de sites, d’apps, de logiciels qui offrent des graphismes et des fonctionnalités variées pour utiliser ce type de méthode, si c’est ce que l’on cherche (voir par exemple le site framasoft, dédié aux logiciels libres de tout poil.
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Une autre catégorie est celle des tableaux de « Post-it » : Scrumblr et sa version francophone Framemo, par exemple. Cette application simplissime permet de diviser un tableau en plusieurs colonnes et de générer autant de post-it de couleur que l’on souhaite. Ceux-ci peuvent être déplacés à volonté à travers le tableau, empilés, alignés, réarrangés, ce qui permet de faire un rapide brain-storming d’idées puis de les regrouper, de les classer, de les ordonner. Le tableau peut ensuite être sauvegardé ou exporté.
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3. Écrire …
- Attention à l’ergonomie …
On ne le répètera jamais assez : il vaut mieux prévenir que guérir. Utiliser des repose-poignets en silicone pour la frappe et la souris permet de réduire le risque de syndrome du canal carpien. En ce qui concerne l’écran, sa lumière bleue fatigue la vue et peut à terme favoriser la cécité : réduire la luminosité, passer en mode « nuit » à partir d’une certaine heure, peuvent aider, de même que de renverser les contrastes en nuances de gris (c’est-à-dire se retrouver avec un écran en N&B, mais en négatif, ce qui se fait à partir des filtres de couleur dans les paramètres d’ergonomie). Mais il semblerait que l’achat d’un filtre protecteur anti-lumière bleue puisse être une solution plus protectrice (je ne suis pas du tout spécialiste de la question, mais c’est ce que l’on peut lire dans certains articles en ligne… à confirmer donc par des références fiables pour avoir un avis mieux renseigné !).
La hauteur du clavier et de l’écran par rapport aux coudes et au niveau des yeux est aussi un facteur important pour éviter les douleurs du dos ou des cervicales. Utiliser un bureau à hauteur réglable est une solution. Passer de trop longues heures quotidiennement en posture assise n’est pas bon non plus pour la santé. Faire des pauses régulières lors desquelles on se dégourdit un peu les jambes et les bras peut aider, mais on peut aussi acquérir soit un siège ou tabouret ergonomique, éventuellement avec une base mobile qui favorise une posture active tout en étant assis, soit un coussin « ballon », gonflable, ergonomique, qui reproduit le même mécanisme sur n’importe quelle chaise grâce à un coussin d’air.
Cette section n’est pas très développée ni renseignée, mais vous trouverez en ligne ou ailleurs moult articles et références qui vous guideront vers les meilleurs choix en matière d’ergonomie.
- Les claviers : Azerty vs Bépo, Qwerty vs Dvorak
Le clavier Qwerty a été conçu pour les machines à écrire et la disposition des lettres est pensée pour éviter que, lors de la frappe, les tiges de la machine ne se gênent les unes les autres. Azerty, le clavier francophone, est calqué sur Qwerty, ne lui apportant que des modifications mineures. Le résultat est que ces claviers, du fait d’une contrainte mécanique, ne sont pas particulièrement ergonomiques. Outre le fait que certaines lettres du français n’y figurent pas ou sont difficilement accessibles, la frappe est fort déséquilibrée, non seulement entre les deux mains – 58% des touches frappées le sont par la main gauche – mais aussi entre les lignes : moins du quart des frappes portent sur la ligne de repos, celle qui se trouve directement sous les doigts et permet de limiter l’effort (http://bepo.fr/wiki/Pr%C3%A9sentation). Or, la contrainte mécanique n’existe plus avec le numérique, et rien n’empêche de changer la disposition du clavier pour le rendre plus adapté à la langue de rédaction. Le seul « avantage » d’Azerty et de Qwerty est que ces claviers, également inadaptés à leurs langues d’application, sont très proche l’un de l’autre et qu’ainsi lorsque l’on maîtrise le premier on peut passer facilement au second et inversement. Mais il me semble que le prix à payer en terme d’inconfort de frappe soit trop élevé.
Le clavier Bépo, pour le français, et Dvorak, pour l’anglais, ont été conçus à partir d’une étude fréquentielle de l’usage des lettres dans ces deux langues, fondées sur de larges corpus de textes. Dans le clavier Bépo, les principales lettres accentuées figurent sur le clavier, ce qui permet d’insérer directement les majuscules accentuées lors de la frappe.
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Comme on peut le constater, l’ordre des signes a été entièrement bousculé pour arriver à un meilleur équilibre entre les deux mains (49,5% et 50,5% des frappes respectivement) et entre les lignes : 69% des frappes sont concentrées sur la ligne de repos, réduisant de moitié la distance parcourue par les doigts lors de la frappe par rapport à Azerty. Le résultat est un meilleur confort de frappe, moins de risques de blessure et une vitesse accrue (voir la démonstration de frappe ici : http://bepo.fr/wiki/Pr%C3%A9sentation).
Installer Bépo n’est pas compliqué : toutes les explications figurent sur le site. Une fois ce clavier installé, on conserve la possibilité d’alterner entre clavier Azerty, Qwerty, Bépo, ou tout autre clavier installé, simplement en employant le raccourci CTRL+MAJ. Ceci permet intégrer progressivement l’usage de Bépo au fur et à mesure de l’apprentissage. Pour apprendre ce clavier, le site propose des exercices en ligne pour mémoriser les touches.
- Délier sa plume avec OomWriter, 750 words…
Petits trucs pour accompagner l’écriture : parfois, surtout lorsque l’on est plongé dans un travail exigeant comme le doctorat, il peut être utile de changer d’environnement de travail. C’est le genre de chose que l’on peut faire avec Scrivener (cf. infra), mais OmmWriter et d’autres proposent des environnements qui permettent de délier la plume ou de favoriser sa concentration lorsque la vision d’une page Word devient omnubilante. Dans OmmWriter, on choisit le son que font les touches du clavier lorsque l’on tape – y compris le son d’un clavier de machine à écrire… – et le paysage apaisant en couleurs douces qui sert de fond. Cela peut aussi servir à jeter sur « papier » ses frustrations face à la thèse…
Un principe similaire peut s’appliquer à 750 Words. Après s’être enregistré, on dispose d’un espace en ligne « privé » pour y rédiger tous les jours ses pensées, et surtout pour commencer la journée par 750 mots qui, selon la théorie, doivent aider les auteurs à délier leur plume. Ces 750 mots peuvent juste être des pensées du moment, les objectifs de la journée, quelques idées, leur rôle est de nous mettre dans le mouvement de l’écriture. Chaque jour, le compte coche une case si l’on a fini ses 750 mots. Dans 750 Words, on peut également générer ses propres courbes de chiffres : le nombre de pages que l’on a écrit, son humeur, n’importe quoi, et les visualiser sous forme de graphiques.
4. Organiser la rédaction : Scrivener, Hipster PDA, ou les deux ?
Il existe des logiciels qui permettent de gérer du contenu de façon à faciliter la rédaction de projets d’écriture – mémoires, articles, livres… – dont l’un des plus populaires est Scrivener, un logiciel payant (mais pas hors de prix). Ces logiciels sont des espaces de travail qui permettent de découper le travail de rédaction en parties et sous-parties, de visualiser simultanément plusieurs documents ou parties d’un document, de confronter efficacement les documents de recherche et les brouillons, d’annoter les parties du texte, de les visualiser sous différentes formes, et enfin d’exporter le produit fini sous Word ou d’autres formats.
Ces logiciels, au final, ne font rien ou presque que l’on ne puisse faire avec une suite bureautique basique, ou tout simplement avec un stylo et un crayon – mais ils proposent des façons préprogrammées, intégrées, ad hoc de le faire, ce qui de facto entraîne des avantages et des inconvénients. D’où un débat, entre écrivains notamment, entre les partisans du numérique et ceux des fiches bristol – débat dont la solution tient très certainement en une combinaison judicieuse des deux.
Organiser son travail de recherche, sa prise de notes ou la rédaction d’un article est quelque chose que, paradoxalement, l’on apprenait rarement à l’université – les choses ont commencé à changer de ce point de vue. Chacun est libre de réinventer la science. Ce faisant, l’on oublie parfois qu’il existe en réalité des techniques de travail que l’on peut apprendre, perfectionner, redécouvrir.
- Composer un travail à partir de Scrivener
Ce logiciel, dont une nouvelle version vient de sortir pour Mac et sera bientôt disponible (avec upgrade gratuit) pour PC, est conçu pour faciliter la composition d’un travail d’écriture en centralisant dans un même environnement tout ce dont on a besoin pour le réaliser. Il repose sur un système très flexible de fichiers et de dossiers que l’on emboîte et réarrange à volonté et qui permettent de composer le texte morceau par morceau, dans l’ordre que l’on souhaite. Les différentes parties du travail peuvent être visualisées sous trois formes différentes, qui permettent de suivre et de réorganiser le travail à volonté.
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Premièrement, sous forme de fichier texte, bien évidemment, pour la rédaction. Chaque partie de texte peut recevoir toutes sortes de métadonnées (mots-clés, synopsis…) ; les notes de bas de page peuvent être intégrées dans une fenêtre marginale ou dans le corps du texte ; des remarques personnelles peuvent être insérées en « hors-texte » dans le fichier ; la nouvelle version propose des environnements de travail en plein écran.
Le second mode de visualisation se présente sous forme de tableau de fiches bristol, chaque fiche représentant une partie du texte, sur lesquelles peut figurer le titre et le résumé du contenu. Les fiches peuvent être réarrangées, déplaçant de facto les parties de texte. Ici encore, il s’agit de choses que l’on peut techniquement réaliser avec Word, mais avec Scrivener ces opérations sont simplifiées et dotées d’un graphisme plus adapté que la vue réductrice d’un navigateur de fichier texte.
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Le troisième mode de visualisation est sous forme de tableau synthétique, qui permet d’embrasser les différentes parties, leur état (ébauche/en révision/revu et corrigé, etc), leur nombre de mots ou de signes, etc. On passe avec fluidité d’un mode de visualisation à un autre, ce qui permet de travailler le texte simultanément à plusieurs échelles.
Un projet Scrivener ne comprend pas seulement des fichiers de rédaction : le logiciel gère aussi toutes les archives qui servent à nourrir le projet, qu’il s’agisse de textes, de tableaux, de documents photo, audio ou vidéo. Il suffit d’ajouter au projet les fichiers dont l’on souhaite se servir, et ils deviennent directement accessibles depuis l’environnement de travail. La fenêtre de travail peut être fractionnée pour visualiser côte à côte plusieurs documents à la fois, ou plusieurs parties d’un même document.
Une fois rédigé, le brouillon ou produit final peut être exporté sous Word (ou d’autres formats probablement).
- Le Hipster PDA et les bonnes vieilles fiches bristol
Au final, avons-nous besoin de tous ces outils numériques ? Non. S’ils nous correspondent, nous pouvons y trouver des moyens de gagner en efficacité. On peut aussi y trouver plus de plaisir, plus de confort. Mais cette impression est potentiellement trompeuse et nombreux sont les partisans d’un retour, au moins partiel, au papier et au stylo. L’une des idées derrière cela, au-delà d’une certaine dimension geek, est la suivante : écrire à la main est contraignant, et cette contrainte oblige à être plus attentif à l’information, mieux la sélectionner, mieux la penser. Écrire à l’ordinateur est tellement simple et rapide que l’on peut tout entrer dans l’ordinateur sans trier ni réfléchir ; et une grande partie de cette information n’est jamais exhumée ni utilisée. Noter ses idées et ses notes de lecture à la main aide à mieux les retenir et encourage à n’enregistrer que les choses vraiment nécessaires.
Pour organiser ses notes manuscrites, la vieille technique des fiches bristol, comme les meubles vintage et certaines langues régionales, a survécu localement avant de connaître un revival, et même d’être upcyclée en hipster PDA… Pour un travail de recherche, celles-ci permettent de prendre des notes sur des ouvrages, sur des documents d’archives, de ficher des faits, des personnages, etc., et ainsi de se constituer une documentation qui sert de trame à la composition d’un travail (même d’une simple dissertation), comme on l’explique ici par exemple (http://www.studygs.net/wrtstr5.htm). À l’échelle d’une vie, ce système peut évoluer en véritable base de données sur fiches, comme chez le sociologue Niklas Luhmann (http://takingnotenow.blogspot.com/2007/12/luhmanns-zettelkasten.html).
Des systèmes de fiches peuvent même être employés pour organiser toutes les choses du quotidien et de la vie, de l’écriture d’un livre à sa liste de courses – le hipster PDA est un concept ironique, mais réellement pratique, qui allie organisation et créativité. Une alternative au système de fiches pour l’organisation du quotidien – une sorte de hipster Asana, si l’on veut – est le concept de bullet journal, qui sert à organiser les tâches à plusieurs échelles temporelles et à construire un suivi des objectifs que l’on se fixe à partir d’un simple cahier et d’un stylo. Dans ces deux cas, pour les plus ardents pratiquants, le hipster PDA comme le bullet journal peuvent évoluer en pratique philosophique, en façon d’examiner sa vie, souvent dans la perspective du mindfulness.
Bref, pour en revenir à l’histoire, l’important me semble-t-il est de savoir qu’il existe des solutions numériques originales, ergonomiques, au graphisme réjouissant, qui peuvent nous accompagner ponctuellement ou durablement dans notre travail. Leur attrait, toutefois, ne doit pas faire oublier les travers de l’informatique et ses effets sur le traitement cognitif de l’information. À la fin du compte, il importe de trouver les méthodes et les techniques les plus efficaces, et celles-ci ne sont pas nécessairement dépendantes d’un clavier.